1.1　任务描述

为了实现对商品类别、商品基本信息和供货商信息的管理及维护，我们需要创建一个“商品管理”数据库来有效地管理和维护相关数据。

1.2　业务咨询

1.2.1 数据库技术简介

1．数据库技术
数据库技术是信息系统的一个核心技术，是一种计算机辅助管理数据的方法，它研究如何组织和存储数据，如何高效地获取和处理数据。通过研究数据库的结构、存储、设计、管理以及应用的基本理论和实现方法，并利用这些理论来实现对数据库中的数据进行处理、分析和理解。
数据库技术研究和管理的对象是数据，所以数据库技术所涉及的具体内容主要包括：通过对数据的统一组织和管理，按照指定的结构建立相应的数据库；利用数据库管理系统设计出能够实现对数据库中的数据进行添加、修改、删除、处理、分析、理解、报表和打印等多种功能的数据管理应用系统；利用应用管理系统最终实现对数据的处理、分析和理解。
2．数据库技术的发展
数据管理技术是对数据进行分类、组织、编码、输入、存储、检索、维护和输出的技术。它的发展大致经过了以下三个阶段：人工管理阶段、文件系统阶段和数据库系统阶段。
（1）人工管理阶段。
20世纪50年代以前，计算机主要用于数值计算。从当时的硬件看，外存只有纸带、卡片、磁带，没有直接存取设备；从软件看（实际上，当时还未形成软件的整体概念），没有操作系统以及管理数据的软件；从数据看，数据量小、无结构、由用户直接管理，且数据间缺乏逻辑组织，数据依赖于特定的应用程序，缺乏独立性。
（2）文件系统阶段。
20世纪50年代后期到60年代中期，出现了磁鼓，磁盘等数据存储设备，新的数据处理系统迅速发展起来。这种数据处理系统把计算机中的数据组织成相互独立的数据文件，系统可以按照文件的名称对其进行访问，对文件中的记录进行存取，并可以实现对文件的修改、插入和删除，这就是文件系统。文件系统实现了记录内的结构化，即给出了记录内各种数据间的关系；但是，文件从整体来看却是无结构的，其数据面向特定的应用程序，因此数据共享性、独立性差，且冗余度大，管理和维护的代价也很大。
（3）数据库系统阶段。
20世纪60年代后期，出现了数据库这样的数据管理技术。数据库的特点是数据不再只针对某一特定应用，而是面向全组织，具有整体的结构性，共享性高，冗余度小，具有一定的程序与数据间的独立性，并且可以对数据进行统一的控制。
3．数据库的基本概念
（1）数据和数据处理。数据（Data）是用于描述现实世界中各种具体事物或抽象概念的，可存储并具有明确意义的符号，包括数字、文字、图形和声音等，数据处理是指对各种形式的数据进行收集、存储、加工和传播的一系列活动的总和，其目的之一是从大量的、原始的数据中抽取、推导出对人们有价值的信息以作为行动和决策的依据；目的之二是借助计算机技术科学地保存和管理复杂的、大量的数据，使人们能够方便而充分地利用这些宝贵的信息资源。
（2）数据库。数据库（Database，DB）是存储在计算机辅助存储器中的、有组织的、可共享的相关数据集合。数据库具有如下特性。
①数据库是具有逻辑关系和确定意义的数据集合。
②数据库是针对明确的应用目标而设计、建立和加载的。每个数据库都有一组用户，并为这些用户的应用需求服务。
③一个数据库反映了客观事物的某些方面，而且需要与客观事物的状态始终保持一致。
（3）数据库管理系统。数据库管理系统（Database Management System，DBMS）是对数据库进行管理的系统软件，它的职能是有效地组织和存储数据，获取和管理数据，接收和完成用户提出的各种数据访问请求。数据库管理系统的基本功能包括以下4个方面。
① 数据定义功能。DBMS提供了数据定义语言（Data Definition Language，DDL），利用DDL可以方便地对数据库中的相关内容进行定义。例如，对数据库、表、字段和索引进行定义、创建和修改。
② 数据操纵功能。DBMS提供了数据操纵语言（Data Manipulation Language，DML），利用DML可以实现在数据库中插入、修改和删除数据等基本功能。
③ 数据查询功能。DBMS提供了数据查询语言（Data Query Language，DQL），利用DQL可以对数据库的数据进行查询。
④ 数据控制功能。DBMS提供了数据控制语言（Data Control Language，DCL），利用DCL可以实现数据库运行控制功能，包括并发控制（即处理多个用户同时使用某些数据时可能产生的问题）、安全性检查、完整性约束条件的检查和执行、数据库的内部维护（如索引的自动维护）等。
（4）数据库系统。数据库系统（Database System，DBS）是指拥有数据库技术支持的计算机系统。它可以实现有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理和信息资源共享服务的功能。
数据库系统由如图1.1所示的硬件系统、操作系统、数据库管理系统及相关软件、数据库管理员和用户组成。

1.2.2 Access 2010简介

Access 2010是一种关系型的桌面数据库管理系统，是Microsoft Office系列办公软件的重要组成部分。Access 2010 不仅继承和发扬了以前版本的功能强大、界面友好、易学易用的优点，而且又发生了新的巨大变化。Access 2010 所发生的变化主要包括：智能特性、用户界面、创建Web 网络数据功能、新的数据类型、宏的改进和增强、主题的改进、布局视图的改进以及生成器功能的增强等几个方面。这些增加的功能，使得原来十分复杂的数据库管理、应用和开发工作变得更简单、更轻松、更方便；同时更加突出了数据共享、网络交流、安全可靠等特点。
1．入门比以往更快速更轻松
利用Access 2010 中的社区功能，可以共享自己以前开发的成果，还可以以他人创建的数据库模板为基础开展工作。使用Office 在线上提供的新预建数据库模板，或从社区提交的模板中选择一些数据库模板并对其进行修改，可以快速地完成用户开发数据的具体需求。
2．应用主题实现专业设计
Access 2010 提供了主题工具，使用主题工具可以快速设置、修改数据库外观，利用熟悉且具有吸引力的Office 主题，从各种主题中进行选择，或者设计自定义主题，以制作出美观的窗体界面、表格和报表。
3．文件格式
Access 2010 采用了一种支持许多产品增强功能的新型文件格式。新的Access 文件采用的文件扩展名为ACCDB，取代了Access以前版本的MDB文件扩展名。ACCDB用于处于“仅执行”模式的Access 2010 文件的文件扩展名。ACCDB文件删除了所有源代码，它的用户只能执行VBA 代码，而不能修改这些代码。
4．用户界面
Access 2010 的新用户界面由多个元素构成，这些元素定义了用户与数据库的交互方式，它们不仅能帮助用户熟练运用Access ，还有助于更快捷地查找所需的命令。最突出的新界面元素是“功能区”。功能区是一个带状区域，贯穿程序窗口的顶部，其中包含多组命令。功能区为命令提供了一个集中的区域，它代替了传统的菜单和工具栏。Access 功能区把原来众多的命令精简为最常用的命令，提供给用户。更多命令在需要时才显示，那些不在选项卡上主要组中的命令，仅在用户执行相应操作时才会出现，而不是始终显示。
5．共享Web 网络数据库
Access 2010极大地增强了通过Web 网络共享数据库的功能。另外，它还提供了一种数据库应用程序，作为Access Web 应用程序部署到SharePoint 服务器的新方法。
随着Internet 的发展，信息共享、协同办公日益成为企事业发展的趋势，微软公司推出的SharePoint 是满足企事业这种发展需要的软件。Access 2010 与SharePoint 技术紧密结合，它可以基于SharePoint 的数据创建数据表，也可以与SharePoint 服务器交换数据。
6．Web 数据库开发工具
Access 2010 提供了两种数据库类型的开发工具，一种是标准桌面数据库类型；另一种是Web 数据库类型。使用Web 数据库开发工具可以轻松方便地开发出网络数据库。
7．“计算”数据类型
在Access 2010 中新增加的计算字段数据类型，可以完成原来需要在查询、控件、宏或VBA 代码中进行的计算，这样可以在数据库中更方便地显示和使用计算结果。Access 2010计算数据类型功能把Excel优秀的公式计算功能移植到了Access 中，这给无论是熟悉Excel的用户学习使用Access，还是Access 的老用户都带来了极大的方便。
8．表达式生成器的智能特性
Access 2010 的智能特性表现在各个方面，尤其是表达式生成器。用户不用花费很多时间来考虑有关的语法错误和设置相关的参数等问题，因为当用户输入表达式的时候，表达式生成器的智能特性就为用户提供了所需要的全部信息。
9．布局视图的改进
在Access 2010 中布局视图的功能更加强大。在布局视图中，窗体实际正在运行。因此，看到的数据与使用该窗体时显示的外观非常相似。布局视图的可贵之处是用户可以在此视图中对窗体设计进行更改。由于可以在修改窗体的同时看到运行的数据，因此，它是非常有用的视图。在这个视图中，可以设置控件大小或执行几乎所有影响窗体的外观和可用性的任务。
10．导出为PDF 和XPS 格式文件
PDF 和XPS 格式文件是比较常用的文件格式。Access 2010 中，增加了对这些格式的支持，用户只要在微软的网站上下载相应的插件，安装后，就可以把数据表、窗体或报表直接输出为上述两种格式。
11．表中行的数据汇总
汇总行是Access的新增功能，它简化了对行计数的过程。在早期版本的Access 中，必须在查询或表达式中使用函数来对行进行计数。现在，可以简单地使用功能区上的命令对它们进行计数。汇总行与Excel 列表非常相似。显示汇总行时，不仅可以进行行计数，还可以从下拉列表中选择其他常用聚合函数（如SUM 、AVERAGE 或MAX 等），进行求和、平均等操作。
12．更快速地设计宏
Access 2010 提供了一个全新的宏设计器，以前版本的宏设计视图可以更轻松地创建、编辑和自动化数据库逻辑。使用这个宏设计器，可以更高效地工作、减少编码错误，并轻松地组合更复杂的逻辑以创建功能强大的应用程序。通过使用数据宏可以将逻辑附加到用户的数据中来增加代码的可维护性，从而实现源表逻辑的集中化。在Access 2010 中，提供了支持设置参数查询的宏和数据宏，这样用户开发参数查询就更灵活了。

1.2.3 Access 2010的基本操作

使用Access之前需要启动Access，使用完后需要及时退出Access，以释放它所占用的系统资源。启动和退出Access的操作非常简单，但是非常重要。
1．启动Access
Access是Windows环境中的应用程序，可以使用Windows环境中启动应用程序的一般方法启动它。常用的方法如下。
（1）选择【开始】→【所有程序】→【Microsoft Office】→【Microsoft Access 2010】命令，如图1.2所示，可以启动Access。
（2）如果Windows桌面上创建了Access快捷方式图标，那么双击该图标也可以启动Access。
（3）选择【开始】→【所有程序】→【附件】→【运行】命令，弹出如图1.3所示的“运行”对话框，输入“msaccess.exe”，然后单击【确定】按钮，即可启动Access程序。

（4）在Windows环境中使用打开文件的一般方法打开Access创建的数据库文件，可以启动Access，同时可以打开该数据库文件。
2．Access的工作界面 当打开一个数据库文件时，将出现如图1.4所示的工作界面。该主窗口主要包括标题栏、快速访问工具栏、工作区、导航窗格和状态栏。当前，窗口工作区右边还有一个“开始工作”任务窗格。
（1）标题栏。标题栏位于工作界面的最上方，包含文档标题、应用程序名称、最小化按钮、最大化按钮和关闭按钮5个对象。
（2）快速访问工具栏。使用Access快速访问工具栏可以快速访问常用的命令，如【保存】 、【撤销】 、【恢复】 等。如果想在快速访问工具栏中添加其他常用命令按钮，可单击快速访问工具栏右侧的【自定义快速访问工具栏】按钮 ，打开如图1.5所示的“自定义快速访问工具栏”列表，选取需要的命令即可。
（3）功能区。功能区位于标题栏的下方。功能区由一系列包含命令的命令选项卡组成。在 Access 2010 中，主要的命令选项卡包括【文件】、【开始】、【创建】、【外部数据】和【数据库工具】。每个选项卡都包含多组相关命令，这些命令组展现了其他一些新的用户界面元素（如样式库，它是一种新的控件类型，能够以可视方式表示选择）。

功能区上提供的命令还反映了当前活动对象。例如，如果您已在数据表视图中打开了一个表，并单击【创建】选项卡上的【窗体】按钮，那么在【窗体】组中，Access 将根据活动表创建窗体。也就是说，活动表的名称将被输入到新窗体的 RecordSource 属性中。某些功能区选项卡只在某些情形下出现，例如，只有在“设计”视图中已打开对象的情况下，“设计”选项卡才会出现。
（4）工作区。工作区是指Access系统中各种工作窗口打开的区域，如图l.4所示的工作区所打开的是数据表窗口。
（5）导航窗格。在Access 2010中打开数据库或创建新数据库时，数据库对象的名称将显示在导航窗格中。数据库对象包括表、窗体、报表、页、宏和模块。导航窗格取代了早期版本的 Access 中所用的数据库窗口。
（6）状态栏。状态栏位于工作界面最底部，用于显示某一时刻数据库管理系统进行数据库管理时的工作状态。
3．退出Access
使用Windows环境中退出应用程序的一般方法，即可方便地退出Access。常用的方法如下。
（1）单击Access程序窗口中的【关闭】按钮，可以关闭主窗口，同时退出Access。
（2）选择【文件】→【退出】命令，可以退出Access。
（3）先单击主窗口左上角的控制图标，打开对应的菜单，再选择该菜单中的【关闭】命令，可以退出Access。
（4）双击主窗口的控制图标，可以退出Access。
（5）按【Alt】+【F4】组合键，可以退出Access。
退出Access时，如果还有没有保存的数据，那么系统将显示一个对话框，询问是否保存对应的数据。

1.3　任务实施

1.3.1 创建“商品管理”数据库

【提示】 创建数据库可以直接创建空数据库、使用模板创建数据库。下面我们采用创建空数据库的方法进行创建。

1．启动Access程序
选择【开始】→【所有程序】→【Microsoft Office】→【Microsoft Access 2010】命令，启动Access 2010程序，进入如图1.6所示的Microsoft Office Backstage视图。

【提示】Backstage 视图位于功能区上的“文件”选项卡，并包含很多以前出现在 Access 早期版本的【文件】菜单中的命令。Backstage 视图还包含适用于整个数据库文件的其他命令。在打开 Access 但未打开数据库时（例如，从 Windows“开始”菜单中打开 Access），可以看到 Backstage 视图。
在 Backstage 视图中，可以创建新数据库、打开现有数据库、通过 SharePoint Server 将数据库发布到 Web，以及执行很多文件和数据库维护任务。

2．新建数据库文件
（1）单击左侧窗格中的【新建】命令，在中间窗格中选择“空数据库”选项。
（2）在右侧的“文件名”文本框中输入新建文件的名称“商品管理”。
（3）单击“文件名”文本框右侧的【浏览到某个位置来存放数据库】按钮 ，打开如图1.7所示的“文件新建数据库”对话框。

（4）设置数据库文件的保存位置为“D:\数据库”。

【提示】如果事先没有创建保存文件的文件夹，那么我们可以先确定保存的盘符，如D盘，再单击图1.7中的【新建文件夹】按钮 ，输入文件夹名称后按【Enter】键，即可创建所需的文件夹。

（5）设置保存类型。在“保存类型”下拉列表中选择“Microsoft Access 2007数据库”类型，即扩展名为“.Accdb”，单击【确定】按钮，返回Backstage视图。
（6）单击【创建】按钮，屏幕上显示如图1.8所示的“商品管理”数据库窗口。

1.3.2 关闭数据库

选择【文件】→【关闭数据库】命令，将“商品管理”数据库文件关闭。

1.3.3 重命名数据库

将创建好的“商品管理”数据库重命名为“商品管理系统”。
（1）选择【文件】→【打开】命令，弹出如图1.9所示的“打开”对话框。

（2）在“打开”对话框中，定位到“D:\数据库”中的“商品管理”文件。
（3）鼠标右键单击该文件，在弹出的快捷菜单中选择【重命名】命令，输入新的数据库文件名“商品管理系统”后按【Enter】键。

1.4　任务拓展

利用模板创建“任务管理”数据库。
（1）在Access窗口中，选择【文件】→【新建】命令，打开如图1.6所示的 Microsoft Office Backstage视图。
（2）在中间窗格的“可用模板”中选择“样本模板”选项，显示如图1.10所示的“样本模板”界面。
（3）单击要使用的数据库模板图标“任务”。
（4）在右侧窗格的“文件名”文本框中输入数据库文件名“任务管理”。
（5）单击“文件名”文本框右侧的【浏览到某个位置来存放数据库】按钮 ，打开“文件新建数据库”对话框，将保存位置设置为“D:\数据库”文件夹，单击【确定】按钮返回。
（6）单击【创建】按钮，系统可自动完成创建数据库的工作。

【提示】利用数据库模板创建数据库时，Access可以为新建的数据库创建必需的表、查询、窗体和报表等对象。

1.5　任务检测

打开“计算机”窗口，查看“D:\数据库”文件夹中是否已创建好“商品管理系统”和“任务管理”数据库。

1.6　任务总结

本任务通过创建和管理数据库，使用户熟悉了Access 2010的基本操作，掌握了Access数据库的创建、关闭、重命名等操作，为以后使用Access数据库打下了坚实的基础。