2.1 任务描述
表是数据库中存储数据的对象，Access允许一个数据库中包含多个表。在本任务中，我们将在“商品管理系统”中创建“商品”、“类别”和“供应商”3个数据表，实现对商品类别的建立与维护、对商品基本信息的管理以及对供货商信息的管理。本任务中包括数据表的输入、删除、修改、筛选等操作。
2.2 业务咨询
2.2.1 Access 2010数据库对象
Access 2010数据库中有表、查询、窗体、报表、宏和模块6种对象，通过这6种对象对数据进行管理。用户可以在数据库中创建所需的对象，每一种数据库对象将实现不同的数据库功能。
1．表
表是数据库中用来存储数据的对象。它是整个数据库系统的数据源，也是数据中库其他对象的基础。
2．查询
查询也是一个“表”。它是以表为基础数据源的“虚表”。查询可以作为表加工处理后的结果，也可以作为数据库其他对象的数据来源。
3．窗体
窗体是Access的工作窗口。在数据库操作的过程中，窗体是无时不在的数据库对象。窗体可以用来控制数据库应用系统的流程，可以接收用户信息，也可以完成数据表或查询中数据的输入、编辑、删除等操作。
4．报表
报表是数据库中数据输出的另一种形式。它不仅可以将数据库中数据分析和处理后的结果通过打印机输出，还可以对要输出的数据进行分类小计以及分组汇总等操作。在数据库管理系统中，使用报表会使数据处理的结果多样化。
5．宏
宏是数据库中的另一个特殊的数据库对象，它是一个或多个操作命令的集合，其中每个命令用于实现一个特定的操作。
6．模块
模块是由VB程序设计语言编写的程序集合或一个函数过程。它通过嵌入在Access中的VB程序设计语言编辑器和编译器实现与Access的结合。
在Access 2010数据库中，不再支持Access 2003数据库中的数据访问页对象。在Access 2010 中，可以生成 Web 数据库并将它们发布到 SharePoint 网站。 SharePoint 访问者可以在 Web 浏览器中使用数据库应用程序，并使用 SharePoint权限来确定哪些用户可以看到哪些内容。
2.2.2 表的概念
1．表
表是用于存储有关特定主题（如商品或供应商）的数据的数据库对象。
表是以行和列的形式组织起来的数据的集合。一个数据库包括一个或多个表，每个表说明一个特定的主题。例如，可以有一个有关商品信息的名为“商品”的表，用来存储关于所有商品的相关特征。
利用表对象来存储各种数据是数据库重要的基础用途。在Access中，表（Table）对象是其数据库的6个对象之首，是整个数据库系统的基础，其他数据库对象（如查询、窗体、报表等）是表的不同形式的“视图”。因此，在创建其他数据库对象之前，必须先创建表。
2．数据在表中的组织方式
表将数据组织成列（称为字段）和行（称为记录）的形式，将列和行的交叉点作为数据存储的单位，也就是具体的字段值，如图1.11所示。
每条记录包含有关表主题的一个实例（如特定商品）的数据。记录还通常称作行或实例。
每个字段包含有关表主题的一个方面（如商品名称或规格型号）的数据。字段还通常称作列或属性。
记录包含字段值，如内存条或移动硬盘等。字段值还通常称作事实。
通常将表理解成由多条（行）具有多个特征（列）的数据组成的二维表。
3．表的约定
每个表有一个表名。表名可以是包含字母、汉字、数字和除了句号以外的特殊字符、感叹号、重音符号或方括号的任何组合。例如，XSDA、XJGL班级、XJGL班级2等都是合法的表名。
Access规定，一个数据库中不能有重名的表，表的名称最大长度不超过64个字符。
一个二维表可以由多列组成，每一列有一个名称，且每列存放的数据的类型相同。在Access中，表的列称为字段。列的名称称为字段名，每列存放的数据的类型称为字段的数据类型。
Access规定，一个表中不能有重名的字段。
一个二维表由多行组成，每一行都包含完全相同的列，列中的数据值可能不同。在Access中，表的每一行称为一条记录，每条记录包含完全相同的字段。表的记录可以经常性地增加、删除和修改。
一个表由两部分组成，即表的结构和表的数据。表的结构由字段的定义确定，表的数据按表的结构的规定有序地存放在这些由字段搭建好的表中。
2.2.3 表的结构
要创建一个表，一般需要先定义表的结构，再输入记录。只有定义了合理的表结构，才能在表中存储合适的数据内容。表中各字段的定义决定了表的结构。
字段的定义主要包括以下内容。
1．字段名称
字段是表的基本存储单元，为字段命名可以方便用户使用和识别字段。字段名称在表中应是唯一的，最好使用便于理解的字段名称。
字段名称应遵循以下命名规则。
（1）字段名称的长度不能超过64个字符（包含空格）。
（2）字段名称可以是包含字母、数字、空格和特殊字符（除句号、感叹号和方括号）的任意组合。
（3）字段名称不能以空格开头。
（4）字段名称不能包含控制字符（即从0～31的ASCII码）。
2．数据类型
数据类型指定了在该字段中存储的数据的类型，不同的类型所能容纳的默认值和允许值是不同的。Access提供了文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、附件、计算、查阅向导等数据类型，以满足数据的不同用途。
（1）文本型。“文本”字段可以接受文本或数字字符，包括分隔项目列表。例如，姓名、籍贯、编号、名称等字段类型都可以定义为文本型。另外，不需要计算的数字（如身份证号码及电话号码）通常也存放在文本型字段中。
文本型字段的主要字段属性为“字段大小”，字段大小的范围为0～255个字符，默认为255个字符。在Access中，一个汉字、一个英文字母都称为一个字符（这是因为Access中采用了Unicode字符集），因此，字段大小被指定为4的某一字段，最多只能输入4个汉字或字母。
（2）备注型。备注数据类型的字段中可以输入大量文本和数字数据。此外，如果数据库设计者将字段设置为支持 RTF 格式，则可以应用字处理程序（如 Word）中常用的格式类型，例如，可以对文本中的特定字符应用不同的字体和字号、将它们加粗或倾斜等，还可以给数据添加超文本标记语言 (HTML) 标记。
备注字段最多可存储65535个字符。常用备注型字段来存放较长的文本，如简历、奖惩情况、说明信息、注释等都可以被定义为备注型字段。
（3）数字型。数字型字段主要用于存放需要进行算术计算的数值数据。例如，长度、重量、人数、分数等。
数字型字段的主要属性是“字段大小”，Access为了提高存储效率和运行速度，把数字型字段按大小进行了细分，数字型字段的字段大小分为字节、整型、长整型、单精度型、双精度型等类型，如表1.1所示，默认字段大小为长整型。在实际使用时，应根据数据的取值范围来确定其字段大小。
（4）日期/时间型。日期/时间型字段用于存放日期和时间，可以表示从100到 9999 年的日期与时间值。Access的日期/时间型字段的存储空间默认为8个字节，用户可以通过“格式”和“输入掩码”属性来设置日期和时间的显示形式。
（5）货币型。货币型字段用于存放货币值。Access的货币型字段的存储空间默认为8个字节，精确到小数点左边 15 位和小数点右边 4 位。此外，无需手动输入货币符号。默认情况下，Access 会应用在 Windows 区域设置中指定的货币符号（¥、£、$ 等）。金额类数据应当采用货币型，而不采用数字型，如单价、工资等。
（6）自动编号。若将表中某一字段的数据类型设为了自动编号型，则当向表中添加一条新记录时，将由Access自动产生一个唯一的顺序号并存入该字段，任何时候都无法在此类型字段中输入或更改数据。这个顺序号的产生方式有两种，一种是递增，每次加1，第一条记录的自动编号字段的值为1；另一种为随机数，每增加一条记录产生一个随机长整型数。
自动编号的存储空间为4个字节，一个表只能有一个自动编号字段。自动编号型字段的主要字段属性是“新值”，其取值有“递增”和“随机”两种，默认为“递增”。
（7）是/否型。用于只可能是两个值中的一个（如“是/否”、“真/假”、“开/关”）的数据。不允许为Null值，存储空间默认为1位。
对于是/否型数据，Access一般用复选框显示，其主要的字段属性是显示控件，用“√”表示“是”，用空白表示“否”。
（8）OLE对象。用于使用OLE（OLE是一种可用于在程序之间共享信息的程序集成技术。所有Office程序都支持OLE，因此可通过链接和嵌入对象共享信息）协议在其他程序中创建的OLE对象（如Microsoft Word文档、Microsoft Excel电子表格、图片、声音或其他二进制数据）。
对于照片、图形等数据，Access使用OLE对象数据类型进行处理。其实，不仅仅是照片，Excel电子表格、Word文档、图形、声音或其他二进制数据都可以用OLE对象处理，甚至一个Access数据库也可以放入OLE对象字段中。字段数据的大小仅受磁盘可用空间的限制，最多存储1 GB。
（9）超链接。该类型的字段中存放的数据是超链接地址，以文本形式存储。超链接地址是指向对象、文档或Web页面等目标的一个路径。超链接地址可以是URL（Internet或Intranet站点的地址）或UNC网络路径（局域网中的文件的地址），也可以包含更具体的地址信息（如Access数据库对象、Word书签或地址所指的Excel单元格范围）。当单击超链接时，Web浏览器或Access就使用该超链接地址跳转到指定的目的地。
用户可以在超链接字段中直接输入文本或数字，Access会把输入的内容作为超链接地址进行存储。该类型最多存储64 000个字符。
（10）附件。任何受支持的文件类型，Access 2010创建的ACCDB格式的文件是一种新的类型，它可以将图像、电子表格文件、文档、图表等各种文件附加到数据库记录中。
“附件”字段和“OLE 对象”字段相比，有着更大的灵活性，而且可以更高效地使用存储空间，这是因为“附件”字段不用创建原始文件的位图图像。
（11）计算。该字段用于存放计算的结果。计算时必须引用同一张表中的其他字段，可以使用表达式生成器创建计算。
（12）查阅向导。通过该字段可以使用列表框或组合框从另一个表或值列表中选择值。例如，性别字段只能从“男”、“女”两个值中取一个，或者输入商品表中的类别编号字段时，可由类别表中的类别编号字段作为来源）。单击该选项将启动“查阅向导”，用于创建一个查阅字段 （Access 数据库中用在窗体或报表上的一种字段。要么显示自表或查询检索得到的值列表，要么存储一组静态值）。在向导完成之后，Microsoft Access 将基于在向导中选择的值来设置数据类型。
3．说明
用户可以将在设计某字段时要注意或强调的说明文字放于“说明”中，起到提醒、解释和强调的作用。
4．字段常规属性
每种类型的字段都具有多种属性，如字段大小、格式、输入掩码、标题、默认值、有效性规则、索引等。
（1）字段大小。设置数据类型为“文本”、“数字”或“自动编号”的字段中存储的最大数据大小。
（2）格式。使用“格式”属性可自定义数字、日期、时间和文本的显示和打印方式。例如，将“日期/时间”字段的“格式”属性设置为“中日期”格式，则所有输入的日期都将以“99-12-01”的形式显示。如果某个数据库用户以01/12/99（或任何其他有效的日期格式）输入日期，那么在保存记录时，Microsoft Access将把显示格式转换为“中日期”格式。
日期/时间型、货币型和数字型数据特别讲究格式。用户可以通过设计时观察这些类型的“格式”下拉列表来理解其含义，在以后的使用中应注意这些设置。
（3）输入掩码。
①“输入掩码”属性的意义。使用“输入掩码”属性可以创建输入掩码（有时也称为“字段模板”）。输入掩码使用字面显示的字符来控制字段或控件（控件是允许用户控制程序的图形用户界面对象，如文本框、复选框、滚动条或按钮等。用户可使用控件显示数据或选项、执行操作或使用户界面更易阅读）的数据输入。
例如，在图1.12中，输入掩码要求所有的电话号码输入项必须包含足够的数字，以表示中国的区号和电话号码，并且只能输入数字。用户往表中输入该字段的数据时，只需往空格中填入数字即可。
输入掩码用于设置字段（在表和查询中）、文本框以及组合框（在窗体中）中的数据格式，并可对允许输入的数值类型进行控制。“输入掩码”属性集由字面字符（如空格、点、点画线和括号）和决定数值类型的特殊字符组成。输入掩码主要用于文本型、日期/时间型、货币型和数字型字段。
② 有效的输入掩码字符。Microsoft Access按照如表1.2所示的字符转译“输入掩码”属性定义的字符。若要定义字面字符，则输入该表以外的其他字符，包括空格和符号；若要将下列字符中的某一个定义为字面字符，则在字符前面加反斜线“\”。
（4）标题。在定义表结构的过程中，并不要求表中的字段必须为汉字，也可以使用简单的符号（如英文字母等），以便于以后编写程序（使用简单）。但在表的显示过程中识读不便，显示时通常需要用汉字，这时我们可以使用“标题”属性来为英文字段指定汉字别名。如果未输入标题，则将字段名用作列标签。
（5）默认值。默认值是指向表中插入新记录时，即使不输入，字段也会自动产生的默认取值。设置默认值的目的是减少数据的输入量。例如，在本任务的“商品”表中，将商品的“数量”字段的默认值定义为0，这样当新建一条记录时，该字段的值将自动显示为“0”；再如，在“商品”表中添加“通过认证”字段，如果知道大部分商品均获得认证，就可以将“商品”中的“通过认证”字段的默认值设置为“是”。这样当新建一条记录时，该字段的值将自动显示为“Yes”。增加商品记录时，大部分记录都可以不输入该字段的值，系统自动产生需要的值。
（6）有效性规则和有效性文本。有效性规则用于限定输入到当前字段中的数据必须满足一定的简单条件，以保证数据的正确性。有效性文本是当输入的数据不满足该有效性规则时系统出现的提示。
例如，对商品的“单价”字段进行了设置：“有效性规则”为“>0”，“有效性文本”为“您必须输入一个正数”，在进行数据输入时，若输入了符合规则的正数，可以继续进行下面的输入，若输入了不符合规则的数，则会弹出如图1.13所示的对话框，出现“您必须输入一个正数”的提示信息。
（7）必需和允许空字符串。在输入数据时，这两个属性控制字段是否必须填入内容，是否能为空值以及是否允许空字符串作为一个内容填入。例如，将“商品编号”字段设置成必填字段，则在输入内容时，如果没有填入该字段的值就想进入下一条记录，则会弹出如图1.14所示的提示对话框，要求在此字段中输入一个数值。
（8）索引。使用索引可以加速根据键值在表中进行的搜索和排序，从而提高查找记录的效率。利用索引属性可以设置单一字段的索引，如在本任务的操作中将“商品名称”字段设置成“有（有重复）”的索引。
5．主键
每个表都应该包含一个或一组这样的字段：这些字段是表中所存储的每一条记录的唯一标识，该信息即被称作表的主键。指定了表的主键之后，Access将阻止在主键字段中输入重复值或Null值。
在Microsoft Access中可以定义3种主键，分别为“自动编号”主键、单字段主键和多字段主键。
2.3 任务实施
2.3.1 打开数据库
（1）启动Access，单击【文件】→【打开】命令，弹出“打开”对话框。
【提示】打开Access数据库文件时可直接双击盘符上的“.Accdb”文件。若是最近使用过的数据库，则可在【文件】→【最近使用文件】列表中找到该数据库文件并单击。
（2）在“打开”对话框左侧的导航窗格中选择“D:\数据库”文件夹，然后在右侧的窗格中选定要打开的数据库文件“商品管理系统”。
（3）单击【打开】按钮，出现如图1.15所示的“安全警告”提示框。单击【启用内容】按钮后，将打开创建的“商品管理系统”数据库。
【提示】单击“打开”对话框的 按钮右侧的下三角按钮，将打开如图1.16所示的下拉列表。该下拉列表中提供了4种打开数据库文件的方式。
选择“打开”选项，被打开的数据库文件可与网上其他用户共享。
选择“以只读方式打开”选项，则只能使用、浏览数据库的对象，不能对其进行修改。
选择“以独占方式打开”选项，则网上的其他用户不可以使用该数据库。
选择“以独占只读方式打开”选项，则只能使用、浏览数据库的对象，不能对其进行修改，网上的其他用户也不能使用该数据库。
2.3.2 创建“供应商”表
Access提供了多种创建数据表的方法，分别为使用表设计器、使用向导、通过数据表创建表、导入表以及链接表。这里，我们采用通过数据表创建表的方式来创建“供应商”表，其表结构如表1.3所示。
（1）在Access窗口中，单击【创建】→【表格】→【表】按钮，将创建名为“表1”的新表，图1.17所示为数据表视图。
（2）创建“供应商编号”字段。
① 选中“ID”字段列，单击【表格工具】→【字段】→【属性】→【名称和标题】按钮，打开如图1.18所示的“输入字段属性”对话框。
② 在“名称”文本框中将“ID”修改为“供应商编号”，单击【确定】按钮。
③ 选中“供应商编号”列，单击【表格工具】→【字段】→【格式】→【数据类型】下拉按钮，将数据类型由“自动编号”修改为“文本”。
④ 在【表格工具】→【字段】→【属性】→【字段大小】文本框中设置字段大小为“4”。
⑤ 在“供应商编号”字段名下方的单元格中输入“1001”的供应商编号。
（3）创建“公司名称”字段。
① 在“单击以添加”下面的单元格中输入“天宇数码”。此时，Access将自动为新字段命名为“字段1”。
② 选中“字段1”列，单击【表格工具】→【字段】→【属性】→【名称和标题】按钮，在打开的“输入字段属性”对话框将“名称”修改为“公司名称”。
③ 在【表格工具】→【字段】→【属性】→【字段大小】文本框中设置字段大小为“10”。
【提示】当输入字段值“天宇数码”后，系统根据输入的数据内容自动为该字段设置了“文本”数据类型，若需要修改，可按第一个字段数据类型修改的方式进行修改。 默认情况下，文本类型的字段大小值为255，当将该值的大小减小时，系统将弹出如图1.19所示的提示框。
添加两个字段后的“表1”的效果如图1.20所示。
（4）添加“联系人”字段。
①单击“单击以添加”字段标题，显示如图1.21所示的“数据类型”列表。
②从“数据类型”列表中选择“文本”类型，光标跳转到将新添加的字段名称“字段1”处，且该名称处于编辑状态，输入新的字段名称“联系人”。
③将字段大小修改为“5”。
（5）用类似的方式，按表1.3所示的结构，继续添加地址、城市、电话字段。
（6）保存“供应商”表。单击【快速访问工具栏】中的【保存】按钮，显示如图1.22所示的“另存为”对话框，输入表名称“供应商”，单击【确定】按钮。
（7）按图1.23所示的信息完善 “供应商”表中的记录。
（8）单击数据表视图右上角的【关闭】按钮 ，表中的记录将自动保存。
2.3.3 创建“类别”表
使用“导入数据”的方式，可以通过引入一个已有的外部表到本数据库中来快速创建新表。外部数据源可以是Access数据库和其他格式的数据库中的数据，如XML、HTML等。这是一种常用的将已有表格转换为Access数据库中表对象的方法。
这里，我们将建好的Excel数据表“类别”导入“商品管理系统”数据库中，从而创建“类别”表。
1．查看已有的Excel数据表“类别”
打开“D:\数据库”中已建好的Excel“类别.xlsx”工作簿中的“类别”工作表，如图1.24所示，查看内容无误后，关闭该表。
【提示】确认Excel表无误后，应该将其关闭，然后再进行后续步骤。因为一般数据库中的表都是以独占方式打开的，所以如果不关闭，则后续无法打开该表进行其他操作。
2．打开数据库
打开“D:\数据库”中需要导入数据的数据库“商品管理系统”。
3．导入数据
（1）单击【外部数据】→【导入并链接】→【Excel】按钮，弹出“获取外部数据-Excel电子表格”向导对话框。
（2）选择数据源和目标。单击【浏览】按钮，选择要导入的文件“D:\数据库\类别.xlsx”，如图1.25所示。在“指定数据在当前数据库中的存储方式和存储位置”选项中选择【将源数据导入当前数据库的新表中】。
（3）单击【确定】按钮，弹出如图1.26所示的“导入数据表向导”对话框。
（4）选择“类别”工作表，单击【下一步】按钮，弹出如图1.27所示的对话框。
（5）勾选“第一行包含列标题”复选框，这样将使Excel表中的列标题成为导入表的字段名，而不是数据行。
（6）单击【下一步】按钮，弹出如图1.28所示的对话框，确定表中需要导入的字段，若不需导入字段，选中【不导入字段（跳过）】复选框；同时可以设置字段的索引。这里为“类别编号”字段设置“有（无重复）”的索引。
（7）单击【下一步】按钮，弹出如图1.29所示的对话框。设置导入表的主键，这里选择【我自己选择主键】，然后从右侧的下拉列表中选择“类别编号”字段。
（8）单击【下一步】按钮，弹出如图1.30所示的对话框，设置导入表的名称为“类别”。
（9）单击【完成】按钮。这时，会弹出如图1.31所示的提示，单击【关闭】按钮完成“类别”表的导入。
【提示】利用导入数据的方法创建表，可实现将其他类型的数据库文件中的表或者是Excel中的表直接导入Access中生成新表。
2.3.4 创建“商品”表
表设计器是创建和修改表结构的有用工具。利用表设计器能最直接地按照设计需求，逐一设计和修改表结构。建议使用者熟练掌握这种方法。
这里，我们将使用表设计器来创建如图1.32所示的“商品”信息表。
1．根据表内容分析表结构
“商品”表是用于记录在编商品基本信息的。通过分析“商品”信息表的记录中各字段的数据特点，结合实际工作和生活中的常识、规律及特殊要求，我们确定了表中各字段的基本属性，如表1.4所示。
2．使用表设计器创建“商品”表的结构
（1）打开“商品管理系统”数据库。
（2）单击【创建】→【表格】→【表设计】按钮，打开如图1.33所示的表设计视图。
【提示】表设计器分为两部分，上半部分是字段编辑区，用于输入各字段的名称、数据类型和关于字段的说明文字；下半部分是字段属性的设置区域，在“常规”选项卡中可以详细地设置上面字段的属性，字段属性右侧的文字是关于各个详细设置的说明。
（3）设置“商品编号”字段。
① 输入字段名称“商品编号”。
② 设置数据类型为“文本”。
③ 在字段说明中输入“4位文本型数字的商品编号”。
④ 单击【表格工具】→【设计】→【工具】→【主键】按钮 ，将该字段设置为本表的主键。
⑤ 在“字段属性”部分设置字段的属性，设计结果如图1.34所示。
（4）按表1.4所示的结构设置“商品名称”字段。
（5）设置“类别编号”字段。
① 输入字段名称“类别编号”。
② 设置数据类型为“查阅向导”，弹出如图1.35所示的“查阅向导”对话框。
a．选择查阅列的数据来源。这里选择【使用查阅字段获取其他表或查询中的值（T）】，然后单击【下一步】按钮。
【提示】若是查阅列的下拉列表中需要的值没有出现在已有表的字段值中，那么可以选择“自行键入所需的值”，然后构造值列表。
b．选择已有的表或查询作为提取字段的来源，这里选择已有的“类别”表，如图1.36所示，然后单击【下一步】按钮。
c．在“可用字段”中选择“类别编号”作为查阅字段的数据来源，双击“选中的字段”，将其加入“选定字段”中，如图1.37所示。设置完后单击【下一步】按钮。
d．选择作为排序依据的字段，排序可以是升序或降序，以便在输入时，下拉列表按一定的顺序排列值，如图1.38所示。设置完成后单击【下一步】按钮。
e．指定查阅列的宽度，这将在输入数据时有所体现，如图1.38所示。设置完后单击【下一步】按钮。
f．为查阅列指定标签，这里会提取该字段的名称作为默认的标签，如图1.40所示。
g．单击【完成】按钮，弹出如图1.41所示的提示对话框，因为表间数据的引用会自动创建两张表之间的关系。单击【是】按钮，以“商品”为名保存表。
【提示】完成查阅向导设置后，字段属性中的“查阅”选项卡的效果如图1.42所示。
③ 在字段说明中输入“引用类别表中的类别编号”。
④ 设置字段索引为“有（有重复）”。
（6）按表1.4所示的结构设置“规格型号”字段。
（7）按表1.4所示的结构设置“供应商编号”字段。查阅字段引用“供应商”表中的“供应商编号”，方法同“类别编号”的设置方法。
（8）设置“单价”字段。
① 输入字段名称“单价”。
② 设置数据类型为“货币”。
③ 设置字段属性。格式为“货币”，小数位数为“自动”，默认值为“0”，有效性规则为“>0”，有效性文本为“单价应为正数！”，如图1.43所示。
（9）设置“数量”字段，方法类似“单价”字段的设置，效果如图1.44所示。
（10）单击快速访问工具栏上的【保存】按钮，保存“商品”表的结构。单击【关闭】按钮 ，关闭表设计器。
【提示】这里我们暂时不进行数据输入，“商品”表的数据输入我们将在2.3.7小节中完成。
2.3.5 修改“供应商”表
对于通过输入数据表的方式创建的表，如果需要进一步修改表结构，需要通过表设计器按照实际需要对表进行一定的修改。“供应商”表结构的其他属性如表1.5所示。
（1）在左侧的导航窗口中，用鼠标右键单击“供应商”表，打开如图1.45所示的快捷菜单。选择【设计视图】命令，打开“供应商”表的设计视图，如图1.46所示。
（2）参考表1.5所示的表结构，修改“供应商编号”字段。
【提示】从图1.46所示的“供应商”表设计视图可见，“供应商编号”字段已被设置为主键。这是因为使用数据表视图创建新表时，如果保存表时没有为表指定主键，Access将自动为表添加主键。且由于主键字段的值为唯一、无重复的值，该字段的索引将自动变为“有（无重复）索引”，因此该字段的主键、索引属性无需再设置
选中“供应商编号”字段，设置“必需”属性值为“是”。
（3）参考表1.5所示的表结构，修改“公司名称”字段的属性。
（4）修改完毕，单击快速访问工具栏中的【保存】按钮保存表结构，此时，会弹出如图1.47所示的提示数据完整性规则已经更改的对话框。单击【是】按钮，完成“供应商”表结构的修改。
（5）单击表设计的【关闭】按钮，关闭“供应商”表。
2.3.6 修改“类别”表
由于“类别”表是采用导入方式创建的，所有字段均为默认数据类型和字段属性，因此必须进行适当的修改，才能满足数据存储的需要。“类别”表的结构如表1.6所示。
（1）打开“类别”表的设计视图，如图1.48所示。可以发现，表中有4个字段，主键设置是合理的。但是，所有字段的数据类型均是“文本”，且大小均是255个字符。
（2）参照表1.6所示的表结构，修改“类别编号”字段。
① 数据类型保持默认的“文本”，设置字段大小为“3”，弹出如图1.49所示的不能修改字段大小的提示对话框。
2.3.7 编辑“商品”表和“类别”表的记录
表设计完成后，需要对表的数据进行操作，也就是对记录进行操作，涉及记录的添加、删除、修改、复制等。对表进行的操作，是通过数据表视图来完成的。
1．输入“商品”表的记录
【提示】数据表的一行称为一条记录，添加新记录就是在表的末端增加新的一行。常用的操作方法有4种。
① 在数据表中直接添加记录。直接单击表的最后一行，在当前行中输入所需添加的数据，即可完成增加一条新记录的操作。
② 利用记录导航添加记录。单击记录导航上的【新(空白)记录】按钮 ，光标自动跳到表的最后一行，此时即可键入所需添加的数据。
③ 利用功能组中的按钮添加记录。单击【开始】→【记录】→【新建】按钮 ，光标会自动跳到表的最后一行，键入需添加的数据即可。
④ 利用快捷菜单命令添加记录。用鼠标右键单击记录行选定器的位置，从弹出的快捷菜单中选择【新记录】命令，光标会自动跳到表的最后一行，此时可键入需添加的新记录。
（1）打开“商品”表。在左侧的导航窗格中双击“商品”表，打开数据表视图。
（2）参照如图1.32所示的信息进行数据录入。输入完毕后关闭表，系统将自动保存记录。
【提示】注意体会各种数据的输入方法，以便提高输入的速度。
①“商品编号”是文本型，故编号“0001”会保留前面的“0”。这个字段是本表的主键，不能出现编号相同的数据。如果出现，就违背了唯一性的原则，系统会给出出错提示。
②“类别编号”和“供应商编号”制作了查阅列，因此，这里会出现下拉列表供选择，如图1.54所示。
③“单价”是货币型，因此会自动出现货币符号“￥”。用户只需注意具体金额的输入，无需输入货币符号。
④“数量”字段设置了数值的范围，如果数值超出范围，就会出现错误提示，用户可根据提示来修正输入的数据。
2．完善“类别”表的数据
如果需要修改数据表中的数据，可以直接进入数据表视图进行操作。将光标定位于所需修改的位置，就可以修改字段中的数据了。
这里，我们将补充完善“类别”表中的“图片”字段数据的输入方法。该字段的数据类型为“OLE对象”，我们将为其添加bmp格式的图片。
（1）在数据表视图下打开“类别”表。
（2）在“说明”与“图片”字段的字段名分隔线处双击，可让“说明”字段以最合适的列宽显示。在每个字段右侧的分隔线处均双击，可获得每个字段最合适的列宽，如图1.55所示。
（3）在第一条记录的“图片”字段处双击鼠标，弹出如图1.56所示的提示。可见，该字段还没有插入任何对象。单击【确定】按钮，返回表中。
【提示】“OLE对象”类型的字段需要插入一个对象。可以使用将实际内容放入本数据库中的“嵌入”方式或者使用在本数据库中保存连接到实际对象的“链接”方式将对象与字段绑定。
（4）用鼠标右键单击该字段，从弹出的快捷菜单中选择【插入对象】命令，弹出如图1.57所示的对话框。选择【由文件创建】选项，单击【浏览】按钮，弹出“浏览”对话框。指定图片文件的存放位置为“D:\数据库\类别图片”，如图1.58所示，选择图片文件，单击【打开】按钮，返回“插入对象”对话框，选中的文件显示在如图1.59所示的文件名框中，单击【确定】按钮。
（5）加入了图片后，“图片”字段会出现“位图图像”字样，如图1.60所示。
【提示】在这类字段中插入不同类型的对象，会出现不同的文字。这里由于插入的是bmp格式的文件，故显示“itmap Image”字样。
（6）将所需图片文件插入到对应记录的字段中。
（7）关闭表，系统将自动保存修改的记录。
2.3.8 建立表关系
数据库是相关数据的集合。一般一个数据库由若干个表组成，每一个表反映数据库的某一方面的信息，要使这些表联系起来反映数据库的整体信息，则需要为这些表建立应有的关系。建立表关系的前提是两个表必须拥有共同字段。
在“商品管理系统”中，“商品”表和“供应商”表间存在共同字段“供应商编号”，“商品”表和“类别”表的共同字段为“类别编号”。
（1）关闭所有打开的表。
（2）单击【数据库工具】→【关系】按钮，打开如图1.61所示的“关系”窗口。
【提示】
① 前面在创建“商品”表的过程中，由于为“商品”表的“类别编号”字段和“供应商编号”字段构造查阅字段时，分别引用了“类别”表的“类别编号”字段和“供应商”表的“供应商编号”字段作为列表来源，所以，这三个表已经存在某种联系了。因为修改“类别”表的需要，我们删除了“类别”表和“商品”表之间的关系，但在“关系”窗口中已经显示了这三个表。
② 如果这三个表之前没有任何联系，则在单击【关系】按钮时，会出现如图1.62所示的“显示表”对话框。选中要建立关系的表，单击【添加】按钮，可将其添加到“关系”窗口中。
（3）建立“类别”表和“商品”表的关系。
① 在“关系”窗口中选取“类别”表中的“类别编号”字段，将其拖曳至“商品”表的“类别编号”字段上，将弹出如图1.63所示的“编辑关系”对话框。
② 单击【创建】按钮，可建立“类别”表和“商品”表间的关系，如图1.64所示。
【提示】
① 关系的类型。表与表之间的关系可分为一对一、一对多和多对多3种类型，创建的关系类型取决于表间关联字段的定义。
a．一对一：两个表中相关联的字段都是主键或唯一索引。
b．一对多：两个表中相关联的字段只有一个是主键或唯一索引。
c．多对多：两个表与第3个表的两个一对多关系。
② 在“关系”窗口的各个表中，所有用粗体字显示的字段名均为主键。某一个表中用于建立关系的字段只要已设定为主键或唯一索引，则在建立一对多关系时，无论拖曳的方向如何，该表必定为主表，与之建立关系的表为子表。
（4）设置参照完整性。
【提示】Access使用参照完整性来确保数据库相关表之间的关系的有效性，防止意外删除或更改相关记录的数据。设置参照完整性就是在相关表之间创建一组规则，当用户插入、更新或删除某个表中的记录时，可保证与之相关的表中数据的完整性。
① 在“关系”窗口中双击“供应商”表和“商品”表间的连线，弹出如图1.65所示的“编辑关系”对话框。
② 勾选【实施参照完整性】复选框和【级联更新相关字段】复选框。
③ 单击【确定】按钮，关闭“编辑关系”对话框，此时，“关系”窗口中的表间关系如图1.66所示。
④ 使用相同的方法设置“商品”表和“类别”表间的参照完整性。
（5）保存后，关闭“关系”窗口。
（3）在“表名称”文本框中输入“商品格式化”，在“粘贴选项”栏中选择【结构和数据】选项。
（4）单击【确定】按钮，在数据库中创建好“商品格式化”表。
2.4.2 调整“商品_格式化”表的外观
（1）打开“商品_格式化”表的数据表视图。
（2）设置文本格式。
① 将光标置于数据表的任意单元格。
② 利用【开始】→【文本格式】功能组的【字体】、【字号】工具，设置表格的文本格式为“仿宋”、“12”号。
（3）设置表格的背景和网格线。
① 单击【开始】→【文本格式】→【设置数据表格式】按钮，打开如图1.68所示的“设置数据表格式”对话框。
② 单击“背景色”下拉按钮，打开如图1.69所示的“背景色”列表，从标准色列表中选择“浅蓝”。
③ 单击“网格线颜色”下拉按钮，在标准色列表中选择“橙色”。
（4）调整字段显示宽度和高度。
① 设置数据表行高为“16”。
a. 单击【开始】→【记录】→【其他】按钮，打开如图1.70所示的记录其他设置菜单。
b. 选择【行高】命令，打开如图1.71所示的“行高”对话框，设置行高为“16”，单击【确定】按钮。
②设置“单价”字段的列宽为“15”。
a．选中“单价”字段列。
b．单击【开始】→【记录】→【其他】按钮，打开如图1.70所示的记录其他设置菜单，选择【字段宽度】命令，打开如图1.72所示的“列宽”对话框，设置列宽为“15”，单击【确定】按钮。
③设置其他字段的列宽为自动匹配。分别将鼠标移动到其他字段名右侧的列框线，当鼠标指针呈“ ”状态时，双击鼠标，为字段分配最合适的列宽。调整后的“商品_格式化”表外观如图1.73所示。
（5）隐藏“规格型号”字段。
①选中“规格型号”列。
②单击【开始】→【记录】→【其他】按钮，打开如图1.70所示的记录其他设置菜单，选择【隐藏字段】命令，如图1.74所示，表中的“规格型号”字段被隐藏。
【提示】若要显示被隐藏的字段，可单击【开始】→【记录】→【其他】按钮，打开如图1.70所示的记录其他设置菜单，选择【取消隐藏字段】命令，打开如图1.75所示的“取消隐藏列”对话框。选中需要显示的字段前面的复选框，被隐藏的字符将恢复显示。
2.4.3 按“单价”对“商品_格式化”表排序
在查看数据表的记录时，可根据需要对记录进行排序显示。例如，要对“商品 _ 格式化 ”表中的记录按照单价由低到高进行显示，可按“单价”字段的升序方式进行排序。
（1）在数据表视图方式下打开“商品_ 格式化”表。
（2）将光标定位于“商品_格式化”表的“单价”字段，单击【开始】→【排序与筛选】→【升序】按钮 ，排序结果如图1.76所示。
2.4.4 导出“供应商”表的数据
Access提供了方便地与其他应用程序共享数据的手段，用户可通过导入和导出实现数据共享。这里，我们将创建好的“供应商”表导出为文本文件“供应商信息.txt”，并存在“D:\数据库”中，以作备用。
（1）打开“商品管理系统”数据库，从左侧的导航窗格中选中“供应商”表。
（2）单击【外部数据】→【导出】→【文本文件】按钮，弹出如图1.77所示的“导出-文本文件”对话框。
（3）单击【浏览】按钮，设置保存位置为“D:\数据库”，文件名为“供应商信息”，文件类型为“文本文件”，单击【确定】按钮返回。
（4）单击【确定】按钮，进入如图1.78所示的“导出文本向导”第1步对话框，选择导出格式为【带分隔符-用逗号或制表符之类的符号分隔每个字段】选项。
（5）单击【下一步】按钮，选择字段分隔符为【逗号】，同时选中【第一行包含字段名称】复选框，如图1.79所示。
（6）单击【下一步】按钮，确定导出文件的位置和文件名，如图1.80所示。
（7）单击【完成】按钮，显示如图1.81所示的完成导出提示框，单击【关闭】按钮。
2.4.5 筛选“北京”的供应商信息
Access允许对显示的记录进行筛选，将符合条件的记录显示在数据表视图中。筛选的方式有：按选定内容筛选、内容排除筛选、按窗体筛选以及高级筛选。
这里，我们将从“供应商”表中显示所有“北京”供应商的信息。
（1）打开“供应商”数据表视图。
（2）单击“城市”字段右侧的下拉箭头，弹出字段筛选器，选中“北京”复选框，如图1.82所示。
（3）单击【确定】按钮，“供应商”表中仅显示出4条“北京”的供应商信息，如图1.83所示。
（4）查看完毕，单击【开始】→【排序和筛选】→【取消筛选】按钮，显示所有记录。
2.5 任务检测 （1）打开“商品管理系统”数据库，查看导航窗格中的数据表是否如图1.84所示，包含“供应商”、“类别”、“商品”和“商品_格式化”4个表。
（3）打开“关系”窗口，查看表关系是否已创建完成，如图1.86所示。
2.6 任务总结
本任务通过创建“商品”、“供应商”和“类别”表，主要介绍了数据表的多种创建方法以及使用表设计器进行表结构修改的方法。在此基础上，通过建立表之间的关系，为以后的数据库各表间共享数据奠定了基础。
京公网安备 11010602100287
