第1章　Excel概述

Excel是微软公司开发的用于进行图表数据处理的工具，是目前市场上最强大的电子表格制作软件，它和Word、PowerPoint、Access等软件一起，构成了Microsoft Office 办公软件的完整体系。Excel不仅具有强大的数据组织、计算、分析和统计功能，还可以通过图表、图形等多种形式把处理结果形象地显示出来，并且能够方便地与Office其他软件互相调用数据，能够通过Internet功能实现资源共享。Excel自发布以来得到了广大用户的普遍认可，至今已发布了多个版本，本书以Excel 2010为基础来介绍相关内容。

对于未曾用过Excel的用户来说，第一次运行Excel时，一定会因不熟悉Excel的界面、菜单栏和工具栏而不知所措。本章的主要目的便是帮助初学者建立对Excel的感性认识。实际上，Excel的工作界面与Office系列的其他软件的工作界面类似。如果你曾经用过Office的其他软件，那么就可以轻松掌握本章内容。

学习目标

• 认识Excel的工作界面
• 熟悉自定义工作环境

1.1　Excel的工作界面

随着计算机对人类社会的全方位渗透，面向各行各业的计算机应用应运而生。电子报表软件为人们提供了一种高效的数据通信、组织、管理和分析工具，备受众人瞩目。作为办公自动化不可缺少的Excel正是其中的佼佼者。

Excel 2010的工作界面主要由标题栏、“文件”按钮、功能区、名称框、编辑栏、工作区和滚动条等部分组成，如图1-1所示。

图1-1　Excel 2010的工作界面

1.1.1　标题栏

标题栏位于Excel窗口的最上方，用于显示当前工作簿和窗口名称，由控制菜单图标、快速访问工具栏、工作簿名称和控制按钮等组成，如图1-2所示。标题栏的最右端是对Excel窗口进行操作的3个按钮，分别为“最小化”按钮、“最大化”/“还原”按钮和“关闭”按钮，单击相应按钮即可对窗口进行相应的操作。

图1-2　标题栏

1.1.2　快速访问工具栏

快速访问工具栏是Excel左上角一个工具栏，其中包含“保存”按钮、“撤销”按钮和“恢复”按钮等。图1-3所示为快速访问工具栏。

图1-3　快速访问工具栏

快速访问工具栏可以放置在功能区的下方。右击快速访问工具栏，在弹出的快捷菜单中选择“在功能区下方显示快速访问工具栏”命令，如图1-4所示，快速访问工具栏将移动到功能区的下方，效果如图1-5所示。

图1-4　“在功能区下方显示快速访问工具栏”命令

图1-5　快速访问工具栏移动到功能区的下方

单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出“自定义快速访问工具栏”菜单如图1-6所示，选择“在功能区下方显示”命令，也可以将快速访问工具栏移动到功能区下方。

图1-6　自定义快速访问工具栏

1.1.3　“文件”按钮

在Excel 2010中添加了“文件”按钮。单击“文件”按钮，将打开“文件”面板（Microsoft Office Backstage），Microsoft Office Backstage视图取代了传统的文件菜单，用户只需通过单击鼠标，即可执行与工作簿相关的各项操作，如图1-7所示。

图1-7　“文件”面板

1.1.4　功能区

Excel 2010放弃了沿用多年的下拉菜单，将各个命令经过精心的组织，以功能区全新的面貌出现。功能区位于标题栏的下方，由一排选项卡组成较宽的带形区域，其中包含各种按钮和命令，如图1-8所示。默认情况下，功能区由文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图和加载项9个选项卡组成。

图1-8　功能区

各选项卡的名义如下。

（1）选项卡：每个选项卡代表在Excel中或者执行的一组的核心任务，如图1-9所示。

（2）组：每个选项卡包含一些功能类似的组并且将组中相关项显示在一起，如图1-9所示。

（3）命令：选项卡的各种按钮或者菜单项，如图1-9所示。

图1-9　选项卡、组、命令

使用功能区的方法很简单，只需单击需要使用的功能按钮即可。鼠标指向某个功能按钮并在其上停留片刻，将会出现该按钮的功能说明。

有些功能按钮含有下拉箭头，单击该箭头可以打开下拉库，从中可以选择该功能的子功能，如图1-10所示，下拉库在很大程度上将复杂的对话框设置简化。

图1-10　下拉库

如果需要将功能区最小化，以便为工作区留出更多的空间。可以将鼠标移至功能区，点击右键，在弹出“自定义快速访问工具栏”菜单，选择“功能区最小化”命令，如图1-11所示，功能区将会隐藏起来。

图1-11　功能区最小化

1.1.5　“启动器”按钮

“启动器”按钮位于选项卡中某个组中的右下方，单击如图1-12所示的剪贴板的“启动器”按钮即可打开对应组的对话框或者任务空格。

图1-12　“启动器”按钮

1.1.6　名称框与编辑栏

名称框和编辑栏位于功能区的下方，如图1-13所示。名称框用于显示当前活动单元格的地址或单元格定义的名称、范围和对象。编辑栏用于显示当前活动单元格中的数据或公式。

图1-13　名称框和编辑栏

1.1.7　工作区

工作区是Excel的主要工作区域，是由行线和列线组成的表格区域，用于显示或者编辑工作表中的数据。它是占据屏幕最大且用于记录数据的区域，所有的信息都将存放在这张表中。图1-14所示为工作区。

图1-14　工作区

1.1.8　“工作表”标签

“工作表”标签位于工作表区域的左下方，如图1-15所示。“工作表”标签用于显示工作表的名称，可以通过单击这些标签来切换工作表，即只需单击“工作表”标签就可以激活相应的工作表。

图1-15　“工作表”标签

1.1.9　状态栏

状态栏位于工作表区域的下方，如图1-16所示，在状态栏中不仅可以显示当前命令或操作的相关信息，而且可以根据当前的操作显示相应的提示信息。

图1-16　状态栏

默认情况下，在状态栏的右侧显示“视图”工具栏。“视图”工具栏中列有“视图快捷方式”按钮、“显示比例”按钮和“显示比例”区域。使用“视图”工具可以快速选择合适的视图方式和设置工作表编辑区的显示比例。

1.1.10　水平、垂直滚动条

水平、垂直滚动条分别位于工作表区域的右下方和右边，如图1-1所示。水平、垂直滚动条用于在水平、垂直方向改变工作表的可见区域。滚动条的使用方法有以下3种。

（1）单击滚动条两端的方向键，单击一次则工作表区域向指定的方向滚动一个单元格位置；如果按住鼠标，则工作表区域将一格一格地持续滚动。

（2）单击滚动条内的空白区，工作表区域将以一次一屏的频率向指定的方向滚动。

（3）拖动滚动条中的小方块，在拖动的过程中，屏幕将显示所移动到的行号或者列号，释放鼠标后，工作表区域将显示所移动到的区域。

1.1.11　Excel 2010的新功能

Excel 2010的工作界面相比Excel 2003有了新的变化，同时也新增了一些功能。

1．迷你图功能

迷你图是Excel 2010中的一个新功能，借助迷你图功能，用户可以在同一单元格中创建小图表，从而快速查看数据模型，如图1-17所示。迷你图可以显示一系列数值的趋势，或者可以突出显示最大值和最小值。

图1-17　迷你图表

2．智能粘贴功能

Excel 2010的粘贴功能有较大改进，菜单的格式的改变使粘贴更加易于使用，如图1-18所示。粘贴菜单上的图表会根据复制的源对象来自动调整各自的功能。

图1-18　智能粘贴功能

1.2　自定义工作环境

用户在使用Excel 2010进行数据处理时，对工作环境中的某些参数进行设置，如设置工作表中网格线的颜色、设置是否显示滚动条等，可以通过系统设置来实现。

1.2.1　设置屏幕显示

工作表的多数操作都与定制的屏幕显示相关。例如，在工作表窗口中是否显示网格线，单元格中是否显示公式或值，以及显示或隐藏批注等。更改屏幕显示通常使用如图1-19所示的“视图”选项卡。

图1-19　“视图”选项卡

“视图”选项卡主要由以下4个选项组组成，其中各选项组的含义如下。

1．“工作簿视图”选项组

该选项组用于控制查看、显示或者预览文档的外观。

2．“显示/隐藏”选项组

该选项组用于控制是否在Excel 2010中显示编辑栏、网格线和标题的窗口，用户只需选中或取消相应的命令按钮即可。

3．“显示比例”选项组

该选项组用于控制文档的缩放显示，使文档缩放为用户所需的比例。单击“显示比例”按钮，选择所需的显示比例，然后单击“确定”按钮即可。

4．“窗口选项”选项组

该选项组用于设置工作窗口显示要求。

1.2.2　设置默认值

如果不对Excel 2010进行设置，Excel 2010系统将自动使用其默认设置。在实际应用中，如果一些经常用的默认值不符所需，可以对其修改。

1．设置工作表中的字体、大小以及工作表的数量

单击“文件”按钮，在打开的“文件”面板中，单击“选项”按钮，在打开的“Excel选项”对话框中单击“常规”标签，如图1-20所示。在“新建工作簿时”组合框中单击“使用的字体”的下拉箭头，从该下拉列表中选择需要使用的字体，单击“字号”的下拉箭头，从该下拉列表中选择需要使用的字号，然后单击“确定”按钮即可设置工作表中的字体及其大小。在“新建工作簿时”组合框中的“包含的工作表数”文本框中输入所需工作表的数量，然后单击“确定”按钮即可设置工作簿中工作表的数量。

图1-20　“Excel选项”对话框“常用”标签

2．设置默认文件位置

单击“文件”按钮，在打开的“文件”面板中，单击“选项”按钮，打开的“Excel选项”对话框中单击“保存”标签，如图1-21所示。在该选项卡的“默认文件位置”文本框中，输入默认文件夹的路径，然后单击“确定”按钮即可设置默认文件位置。除此之外，在“Excel选项”页面还可以对自定义功能区、快速访问工具栏等进行设定。

图1-21　“Excel选项”对话框“保存”标签

1.2.3　自定义状态栏

在状态栏上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中可以选择或撤选菜单项，来实现在状态栏上显示或隐藏的信息。如图1-22所示。

图1-22　“自定状态栏”菜单

1.2.4　自定义快速访问工具栏

如果要自定义快速访问工具栏，单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的“自定义快速访问工具栏”菜单中选择其中的命令，添加后，此命令前会出现标记。若要将从快速访问工具栏中移除，则把标记取消即可。例如，图1-23所示为“自定义快速访问工具栏”菜单。单击“新建”命令，将“新建”按钮添加到快速访问工具栏中，添加效果如图1-24所示。

图1-23　“自定义快速访问工具栏”菜单

图1-24　添加“新建”按钮

Excel 2010将某些早期版本中功能设定为选择性命令，如果要在Excel 2010中使用这些命令，选择“其他命令”选项，弹出“Excel选项”对话框，在左侧的窗格中选择“快速访问工具栏”选项卡，如图1-25所示。在右侧窗格中单击“添加”按钮，将左侧列表中的命令添加到右侧列表中，即可添加到快速访问工具栏中。当不需要该命令时，在右侧的命令列表中选中要删除的命令，单击“删除”按钮，即可从快速访问工具栏中移除。

图1-25　Excel选项——快速访问工具栏

1.2.5　自定义功能区

Excel 2010中可以将功能区最小化，以便扩大工作区的显示范围。单击选项卡右侧的按钮，即可将功能区最小化。最小化后的功能区只显示选项卡的名称，单击任一选项卡，选项卡则会浮于工作区的上方，单击工作区，选项卡就会消失。单击选项卡右侧的按钮，即可将功能区按照默认形式显示。

功能区中的各选项卡可由用户自定义，包括功能区这种选项卡、组、和命令的添加、删除、重命名以及次序调整等操作。在功能区的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义功能区”选项，打开“Excel选项”对话框，在左侧的窗格中选择“自定义功能区”选项卡，如图1-26所示，在右侧的窗格中可以实现功能区的自定义。

图1-26　Excel选项——自定义功能区

单击“自定义功能区”窗格下方的“新建选项卡”按钮，系统自动创建一个选项卡和一个组，单击“确定”按钮，功能区中即会出现新建的选项卡和组。如图1-27所示。在“自定义功能区”窗格右侧的列表中选择新添加的选项卡，单击“删除”按钮，即可从功能区删除此选项卡。

图1-27　新建选项卡结果

在“自定义功能区”窗格中右侧的列表中选择任一选项卡，单击下方的“新建组”按钮，系统会在此选项卡中创建组，单击“确定”按钮即可。结果如图1-28所示。在“自定义功能区”窗格右侧的列表中选择添加的组，单击“删除”按钮，即可从选项卡中删除此组。

图1-28　新建选项组结果

在“自定义功能区”窗格中单击右侧的列表中要添加命令的组，再单击左侧列表中要添加的命令，然后单击“添加”按钮，即可将此命令添加到指定的组中，单击“确定”按钮即可在功能区找到这些命令。结果如图1-29所示。但命令只能添加到自定义组中。在右侧列表中单击“删除”按钮，即可从组中删除此命令。

图1-29　在自定义组中添加命令结果

在“自定义功能区”窗格中右侧的列表中选择任一选项卡，单击下方的“重命名”按钮，在弹出的“重命名”对话框中输入名称，单击“确定”按钮即可。重命名组、命令的操作和重命名选项卡的一致。重命名后的功能区如图1-30所示。可以通过在“自定义功能区”窗格右侧的“上移”、“下移”按钮来调整选项卡、组、命令的次序。

图1-30　重命名选项卡和组结果

本章小结

通过本章的学习，读者应该对Excel的工作界面有全面的认识，并对Excel的基本操作有所了解。读者应该掌握的内容如下：熟悉Excel的工作界面，知道各部分的名称、用途；学会使用水平、垂直滚动条；了解Excel的菜单类型并掌握其操作方法；学会识别各种命令符号的含义，掌握快捷键的使用；学会使用Excel对话框，了解对话框中的各种选项及其操作方法。

思考练习

1．填空题

（1）在Excel 2010中添加了　　　　按钮。单击该按钮，在打开的Microsoft Office Backstage视图取代了传统的文件菜单，用户只需通过单击鼠标，即可执行与工作簿相关的各项操作。

（2）　　　　用于显示工作表的名称，还可以进行工作表切换，只需要单击　　　　就能够激活相应的工作表。

（3）快速访问工具栏Excel标志右边的一个工具栏，其中包含　　　　、　　　　和　　　　。

（4）默认情况下，Excel功能区有　　　　、　　　　、　　　　、　　　　、　　　　、　　　　等选项卡。

（5）标题栏的最右端是对Excel窗口进行操作的3个按钮，分别是　　　　、　　　　和
　　　　按钮。

（6）编辑栏可以用来　　　　　　　　。

2．上机操作题

在“快速访问工具栏”中添加“打印预览”命令。