第1篇　行政篇

本篇从公司行政部门的角度出发，选择了一些具有代表性的商务办公文档，以实例的方式对Word 2010中文档的“创建”、“编辑”、“页面设置”、“格式化”，“图形”和“图片”的处理，表格的“创建”、“编辑”和“格式化”的处理，“邮件合并”文档的处理以及Outlook 2010的邮件管理等内容进行学习、巩固和加强，从而提高对办公软件的应用能力。

学习目标

1．利用Word 2010对文档进行“创建”、“保存”和“编辑”。

2．学会对Word 2010文档的“页面”进行“设置”、“格式化”。

3．掌握对Word 2010文档中的“图形”、“图片”及“图示”进行相应的处理。

4．在Word 2010文档中进行表格的“创建”、“编辑”和“格式化”。

5．在Word 2010中进行图文混排的处理。

6．对Word 2010文档中的“邮件”进行“合并”及相关文档的处理。

7．利用Outlook 2010进行邮件管理。

1.1　案例1　制作公司岗位说明书

【案例分析】

公司为了规范各项管理制度，需制作公司各岗位说明书，以明确各岗位的工作职责与权限、工作目标、任职人员资格等, 为今后的工作评价、人员招聘、绩效管理等提供有效的依据。本案例利用Word来实现科源有限公司行政部的岗位说明书。

具体要求：（1）新建文档并合理保存；（2）页面设置：纸张大小为A4，页边距上下均为2.5 cm、左右均为2.8 cm；（3）编辑岗位说明书内容；（4）美化修饰文档：（5）预览及打印文档。文档效果如图1.1所示，并将该文档打印出来。

图1.1　“公司岗位说明书”效果图

【解决方案】

步骤1　新建并保存文档

（1）新建文档。

① 单击【开始】按钮，选择【所有程序】→【Microsoft Office】→【Microsoft Word 2010】命令，启动Word 2010应用程序。

【提示】

我们会把经常用到的程序或文档的快捷方式放置到桌面上，以便随时取用（打开），而很多应用程序在安装好时会自动创建桌面快捷方式。所以，双击桌面的快捷图标是最常用的打开应用程序的方法。

② 启动Word程序后，系统将自动新建一个空白文档“文档1”。

（2）保存文档。

在Word中进行文档编辑，一定要保存文档，因为文档编辑等操作是在内存工作区中进行的，如果不进行存盘操作，突然停电或直接关掉电源都会造成文件丢失。因此，及时将文档保存到磁盘上是非常重要的。

【提示】

保存文档时，一定要注意文档的“三要素”——文档的位置、文件名和类型，否则，以后不易找到该文档。

① 单击【文件】→【保存】命令，打开“另存为”对话框。

② 以“公司岗位说明书”为名，选择保存类型为“Word文档”，将该文档保存在“E:\公司文档\行政部”文件夹中。设置完成后的“另存为”对话框如图1.2所示。

图1.2　“另存为”对话框

③ 单击【保存】按钮。

【提示】

①保存文档时，通常单击快速访问工具栏上的【保存】按钮会更加快捷，按钮如图1.3所示。

图1.3　工具栏上的“保存”按钮

②为了避免录入的文字丢失，保存操作可以在其后的编辑过程中随时进行，其快捷操作为【Ctrl】+【S】组合键。

【小知识】

为了避免操作过程中由于掉电或操作不当造成文字丢失，可以使用Word 2010的自动保存功能，单击【文件】→【选项】命令，打开“Word选项”对话框，选择左侧的“保存”选项。在右侧的“保存文档”选项组中，选中【保存自动恢复信息时间间隔】复选框。然后在其右侧设置合理的自动保存时间间隔，如图1.4所示。

图1.4　设置文档自动保存时间间隔

步骤2　设置页面

与用户用笔在纸上写字一样，利用Word进行文档编辑时，先要进行纸张大小、页边距、页面方向等页面设置操作。

（1）设置纸张大小。单击【页面布局】→【页面设置】→【纸张大小】按钮，从下拉菜单中选择“A4”，如图1.5所示。

（2）设置页边距。单击【页面布局】→【页面设置】→【页边距】按钮，从下拉菜单中选择“自定义边距”，打开“页面设置”对话框。在“页边距”选项卡中根据要求设置页边距，并将纸张方向设为“纵向”，如图1.6所示，单击【确定】按钮。

图1.5　设置纸张大小

图1.6　设置页边距和纸张方向

【提示】

设置页边距时，既可以单击页边距选项卡中的增减按钮调整页边距的值，也可以在设置页边距的文本框中直接输入所需的页边距的值。

步骤3　编辑岗位说明书

（1）单击任务栏上的“输入法”指示器按钮，根据需要和习惯选择输入法。

（2）按照图1.7所示录入“岗位说明书”的内容。

图1.7　“岗位说明书”文档内容

【提示】

新建一个Word文档后，一般Word的文档窗口是“页面视图”，如图1.8所示。这种视图是与打印相应的纸张一致的视图，在其上进行编辑都是所见即所得的。

如果这时是其他视图，可单击【视图】→【文档视图】→【页面视图】来进行编辑。

图1.8　 文档的“页面”视图

在Word中输入文本时，用户可以连续不断地输入文本，当到达页面的最右端时插入点会自动移到下一选择行首位置，这就是Word的“自动换行”功能。

一篇长的文档常常由多个自然段组成，增加新的段落可以通过按【Enter】键的方式来实现。段落标记是Word中的一种非打印字符，它能够在文档中显示，但不会被打印出来。

步骤4　设置“岗位说明书”格式

文档编辑完成后，通过字体、段落、项目符号和编号、对齐等设置可对文档进行美化和修饰。

（1）设置标题格式。

将标题的字体格式设置为宋体、二号、加粗、深蓝色；段落格式为居中、段前行间距0.5、段后行间距1，格式化的效果如图1.9所示。

图1.9　标题的格式化效果

① 选中标题文字“科源有限公司岗位说明书”。

② 单击【开始】选项卡，在“字体”和“段落”工具栏上选择相应的字体和对齐设置按钮，如图1.10所示。

图1.10　“字体”和“段落”工具栏

【提示】

设置字体格式还可以采用如下操作。

①单击【开始】→【字体】按钮，打开如图1.11所示的“字体”对话框进行设置。

图1.11　“字体”对话框

②选中要设置的文本，Word将自动弹出浮动的“快捷字体工具栏”，从“快捷字体工具栏”中单击相应的按钮进行设置。

③选中要设置的文本，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择【字体】命令，再在“字体”对话框中进行设置。

③ 设置标题段落的间距。单击【开始】→【段落】按钮，打开“段落”对话框。设置段前间距为0.5行、段后间距为1行，如图1.12所示。

（2）设置正文格式。

① 设置正文字体格式。设置正文所有字体为宋体、小四号，字符间距加宽0.5磅。

a. 选中正文所有字符。

b. 单击【开始】→【字体】按钮，打开“字体”对话框。在“字体”选项卡中，设置中文字体为“宋体”，字号为“小四”，其余不变。

c. 切换到“高级”选项卡，如图1.13所示，设置间距为“加宽”，磅值为0.5磅。

图1.12　“段落”对话框

② 设置正文段落格式。设置正文所有段落行距为固定值20磅。

a. 选中正文所有段落。

b. 单击【开始】→【段落】按钮，打开“段落”对话框，设置行距为“固定值”“20磅”，如图1.14所示。

图1.13　设置字符间距

图1.14　设置行距为“固定值”“20磅”

③ 设置正文前3段的格式。将正文的前3段字体加粗、首行缩进2字符。

a. 选中正文前三段，单击【开始】选项卡中“字体”工具栏上的“加粗”按钮。

b. 单击【开始】→【段落】按钮，打开“段落”对话框，设置“特殊格式”为“首行缩进”“2字符”，如图1.15所示。

④ 设置正文标题行格式。设置标题行“一、工作关系”的格式为宋体、四号、加粗，段前、段后各0.5行间距。并采用格式刷复制到标题行“二、工作职责”和“三、聘用条件”。

a. 选中标题行文本“一、工作关系”。

b. 将其格式设置为宋体、四号、加粗，段前、段后各0.5行间距。

c. 保持选中文本状态，双击【开始】→【剪贴板】→【格式刷】按钮，使其呈选中状态，移动鼠标，此时鼠标指针变成了一把刷子，按住鼠标左键，刷过“二、工作职责”，这样“二、工作职责”段落就具有了和“一、工作关系”一样的文本格式了。

d. 用同样的方法继续刷过“三、聘用条件”。

e. 再次单击【格式刷】按钮取消格式刷功能，鼠标指针变为正常形状。

⑤ 设置“一、工作关系”具体内容的格式。为“一、工作关系”具体内容部分添加项目编号，添加后的效果如图1.16所示。

图1.15　设置首行缩进

图1.16　为“一、工作关系”具体内容添加项目编号

a. 选中这部分的4个段落。

b. 单击【开始】→【段落】→【编号】按钮，选中的4段文字自动获得如“1.”、“2.”的编号。

c. 选中添加项目编号后的段落，单击【开始】→【段落】→【增加缩进量】按钮，可适当增加段落的缩进量，更能显示文档的层次性。

【提示】

若要使用其他编号格式，可单击【开始】→【段落】→【编号】右侧的下拉按钮，打开如图1.17所示的“编号”列表，设置编号格式。

⑥ 设置“二、工作职责”具体内容的格式。参照“一、工作关系”具体内容的格式设置方法，为“二、工作职责”的具体内容添加项目编号，效果如图1.18所示。

图1.17　“编号”列表

图1.18　为“二、工作职责”具体内容添加项目编号

⑦ 设置“三、聘用条件”具体内容的格式。

a. 参照“一、工作关系”具体内容的格式设置方法，为“三、聘用条件”的具体内容添加项目编号，效果如图1.19所示。

图1.19　为“三、聘用条件”具体内容添加项目编号

图1.20　“项目符号”列表

b. 修改编号为4、5、6、7段落的编号为项目符号◆。选中编号为4、5、6、7的段落，单击【开始】→【段落】→【项目符号】右侧的下拉按钮，打开“项目符号”列表。在“项目符号库”中，为选中的文本选择需要添加的项目符号，如图1.20所示。

c. 单击【开始】→【段落】→【增加缩进量】按钮，为添加了项目符号的段落增加缩进量。效果如图1.21所示。

图1.21　为“三、聘用条件”具体内容添加项目符号

步骤5　打印文档

文档编排完成后就可以准备打印了。打印前，一般先使用打印预览功能查看文档的整体编排，满意后再将其打印。

（1）单击【文件】→【打印】命令，显示如图1.22所示的打印界面，在窗口的右侧可预览文档打印的效果。

图1.22　文档的打印界面

（2）预览完毕，如果对文档效果满意，可在中间的窗格中设置打印份数、打印机、打印范围等参数，然后单击【打印】按钮，对文档进行打印。

（3）关闭文档。完成后，单击【文件】→【保存】命令，或按【Ctrl】+【S】组合键，再次确认保存文档或对文档所做的修改，然后关闭文档。

【提示】

在打印预览中，如果对文档效果不满意，还需修改，可单击【开始】选项卡，回到文档的编辑状态进行修改。

【小知识】

打印机安装步骤如下。

① 单击桌面任务栏上的【开始】按钮，从【开始】菜单中选择【设备和打印机】命令，打开如图1.23所示的“设备和打印机”窗口。

图1.23　“设备和打印机”窗口

② 单击【添加打印机】按钮，打开如图1.24所示的“选择打印机类型”界面。

图1.24　“选择打印机类型”界面

③ 选择【添加本地打印机】选项，单击【下一步】按钮。打开如图1.25所示的“选择打印机端口”界面。

图1.25　“选择打印机端口”界面

④ 选择安装打印机使用端口“LPT1”，单击【下一步】按钮，打开如图1.26所示的“安装打印机驱动程序”界面。从左侧的“厂商”列表选择打印机的厂商，再从右侧的“打印机列表中选择打印机型号。

图1.26　“安装打印机驱动程序”界面

⑤ 单击【下一步】按钮。打开如图1.27所示的“键入打印机名称”界面。系统将以打印机型号作为默认的打印机名称，也可重新输入名称。

图1.27　“键入打印机名称”界面

⑥ 单击【下一步】按钮，打开如图1.28所示的“打印机共享”界面。若选择【不共享这台打印机】选项，则不共享打印机。若选择【共享】，需要键入“共享名称”、“位置”等。

图1.28　“打印机共享”界面

⑦ 单击【下一步】按钮，打开如图1.29所示的“打印测试页”界面。如果需要确认打印机是否连接正确，并且是否顺利安装了驱动程序，则单击【打印测试页】按钮进行测试。

图1.29　“打印测试页”界面

⑧ 单击【完成】按钮，计算机开始安装打印机驱动程序，并会在“设备和打印机”窗口中出现刚添加的打印机的图标。如果设置为默认打印机，在图标旁边会有一个 “√”标志。

【拓展案例】

1．会议记录

会议记录是在比较重要的会议上，由专人当场把会议的基本情况记录下来的第一手书面材料。会议记录是会议文件和其他公文形成的基础。会议记录应包括如下内容：（1）会议名称要写明召开会议的机关或组织、会议的年度时间或届次、会议内容摘要等；（2）会议时间；（3）会议地点；（4）出席人；（5）列席人；（6）主持人；（7）记录人；（8）议项；（9）会议发言；（10）议决结果；（11）签名。会议记录效果如图1.30所示。

图1.30 　会议记录效果图

2．公司年度工作总结

总结是对一定时期进行过的工作（实践活动）的全面回顾，对其进行再认识的书面材料。总结应包括如下内容：（1）标题；（2）正文：基本情况，取得的成绩（可以分条写），获得的经验，存在的问题；（3）今后方向（或意见）。效果如样式文1.1所示。

样式文1.1

【拓展训练】

利用Word 2010制作一份公司年度宣传计划，效果图如图1.31所示。

图1.31　公司年度宣传计划效果图

操作步骤如下。

（1）启动Word 2010，新建一份空白文档，以“2014年公司宣传工作计划”为名保存至“E:\公司文档\行政部”文件夹中。

（2）单击【页面布局】→【页面设置】按钮，打开“页面设置”对话框，将纸张设为A4，页边距分别设置为上2.5 cm、下2 cm、左2.2 cm、右2.2 cm。

（3）按照如图1.32所示录入文字。

图1.32　公司年度宣传计划文字内容

（4）设置文章标题格式。

① 选中标题“2014年公司宣传工作计划”。

② 单击【开始】→【字体】工具栏上的相应命令，将标题文字设置为字体隶书、二号、红色；再单击【段落】按钮，打开“段落”对话框，将标题对齐方式设置为居中，段后间距12磅。

（5）在“段落”对话框中，将正文所有段落设置为首行缩进2字符。

（6）设置正文标题行的格式。

① 选中标题“ 一、指导思想”、“二、宣传重点”和“三、具体措施”，在“字体”工具栏中将其设置为仿宋、四号、加粗。

② 选择【开始】→【段落】→【边框】右侧的下拉按钮，从打开的菜单中选择【边框和底纹】命令，打开“边框和底纹”对话框，如图1.33所示。在其中的“边框”选项卡中设置边框为方框、实线、颜色自动、宽度为0.5磅、应用于文字，完成后单击【确定】按钮。

图1.33　在“边框和底纹”对话框中设置边框

（7）设置编号。

选中标题“三、具体措施”下方的2段文字，单击【开始】→【段落】→【项目编号】右侧的下拉按钮，打开如图1.34所示的“编号库”，选中需要的编号，应用于所选段落。

（8）设置项目符号。

① 选中标题“二、宣传重点”下的文本内容后，单击【开始】→【段落】→【项目符号】右侧的下拉按钮，打开如图1.35所示的“项目符号库”，再选择与如图1.36所示相同的项目符号，将选定的项目符号应用于选中的文本段落。

图1.34　选择需要的编号

图1.35　在“项目符号库”中选择项目符号

图1.36　为文本添加项目符号

② 选中标题“三、具体措施”下“2.”下方段落的文字，单击【开始】→【段落】→【项目符号】右侧的下拉按钮，打开“项目符号库”。在“项目符号”选项卡中并没有如图1.37所示的项目符号，这时，单击【定义新项目符号】选项，打开如图1.38所示的“定义新项目符号”对话框。单击【符号】按钮，打开“符号”对话框，在字体处选择类别“Wingdings”，再在下方列出的符号中选择需要的符号，如图1.39所示。单击【确定】按钮返回“定义新项目符号”对话框，再单击【确定】按钮，将选定的项目符号应用于所选段落。

图1.37　为文本添加项目符号

图1.38　“定义新项目符号”对话框

（9）增加段落的缩进量。

① 选中标题“二、宣传重点”下已添加项目符号的段落，单击【开始】→【段落】按钮，打开“段落”对话框，设置这部分的段落“左侧”缩进“1.4厘米”，如图1.40所示。

图1.39　选择符号

图1.40　设置段落左缩进

② 选中标题“三、具体措施”下的“1”和“2”部分的文字，拖动标尺上的左缩进游标到合适的左缩进量，如图1.41所示。

图1.41　利用标尺进行左缩进的设置

③ 选中“2”下方进行了项目符号设置的段落，利用标尺拖动“首行缩进”游标到合适的位置设置这些段落的首行缩进量，如图1.42所示。

图1.42　利用标尺进行首行缩进的设置

（10）添加页眉页脚。

① 单击【插入】→【页眉和页脚】→【页眉】按钮，弹出如图1.43所示的“内置”下拉菜单。

图1.43　页眉“内置”下拉菜单

② 从下拉菜单中选择需要的页眉模板“空白（三栏）”,Word 2010将在文档页眉中显示如图1.44所示的三个文本域。

图1.44　插入“空白（三栏）”的页眉模板

③ 在“页眉”的左侧和右侧文本域中分别写入“科源有限公司”、“行政部”等字样，删除中间的文本域。选中添加的页眉文字，将其设为楷体、小四号、倾斜、深蓝色，如图1.45所示。

图1.45　页眉编辑示例

【提示】

① 页眉和页脚中的文字输入和编辑操作，与正文部分是一样的。

② 若不需要页眉的分隔线，可在选中页眉的段落后，单击【开始】→【段落】→【边框】右侧的下拉按钮，从弹出的菜单中选择【边框和底纹】命令，打开“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡下取消应用于段落的边框。

④ 单击【页眉和页脚工具】→【设计】→【导航】→【转至页脚】按钮，切换到页脚编辑区。再单击【页眉和页脚】→【页码】按钮，打开如图1.46所示的页码下拉菜单。选择“页面底端”选项，显示如图1.47所示的页码样式列表。在列表中选择“X/Y”组中的“加粗显示的数字2”选项，则将插入有当前页码X和文档页数Y的文字，将字体设为小五号、居中对齐。

图1.46　页码下拉菜单

图1.47　页码样式列表

【提示】

在给文档添加“页眉和页脚”时，也可以在如图1.48所示的“页眉和页脚”工具栏中插入日期和时间、图片、剪贴画以及文档部件（文档属性、域）等内容。

图1.48　插入“页眉和页脚”工具栏中的其他内容

⑤ 单击【页眉和页脚工具】→【设计】→【关闭页眉和页脚】按钮，或在正文文字区双击鼠标，关闭页眉和页脚的编辑视图，回到正文编辑视图。

（11）预览，如有不合适之处，继续修改。当文档效果如图1.31所示时，可打印文档。完成所有操作后关闭文档。

【案例小结】

通过本案例的学习，读者将学会利用Word文档的创建、保存、页面设置、文档的录入、编辑等操作，对文档中字符的字体、颜色、大小以及字型，段落的缩进、间距和行距进行设置，以及利用项目符号和编号对段落进行相关的美化和修饰，学会对页面的页眉和页脚等进行相应的设置，以及打印机的安装、预览和打印文档等行政部门工作中常用的操作。

学习总结

本案例所用 软件
案例中包含的知识和技能
你已熟知或掌握的知识和 技能
你认为还有哪些知识或技能需要进行强化
案例中可使用的Office技巧
学习本案例之后的体会

1.2　案例2　制作公司会议记录表

【案例分析】

公司的行政管理中，经常会有一些大大小小的会议，比如通过会议来进行某项工作的分配、某个文件精神的传达或某个议题的讨论等，这就需要制作会议记录表来记录会议的主题、会议时间、主要内容、形成的决定等。本案例将利用Word来为公司制作一份会议记录表，案例主要涉及的知识点是表格的创建、表格内容的编辑、表格格式的设置。制作好的会议记录表如图1.49所示。

图1.49　“会议记录表”效果图

【解决方案】

步骤1　新建并保存文档

（1）启动Word 2010程序，新建空白文档“文档1”。

（2）将创建的新文档以“公司会议记录表”为名，保存到“E:\公司文档\行政部\”文件夹中。

步骤2　输入表格标题

（1）在文档开始位置输入表格标题文字“公司会议记录表”。

（2）按【Enter】键换行。

步骤3　创建表格

（1）单击【插入】→【表格】按钮，打开如图1.50所示的“表格”下拉菜单，选择【插入表格】命令，打开如图1.51所示的“插入表格”对话框。

图1.50　“表格”下拉菜单

图1.51　“插入表格”对话框

（2）通过观察图1.49所示的“公司会议记录表”可知，需要创建1个10行6列的表格，所以在对话框中分别输入要创建的表格列数为“6”，行数为“10”。

（3）单击【确定】按钮，出现如图1.52所示的表格。

图1.52　创建了1个10行6列的表格

【提示】

自动创建的表格会以纸张的正文部分，即左右边距之间的宽度，平均分成表格列数的宽度作为列宽，以1行当前文字的高度作为行高。

创建表格的常用方法如下。

（1）使用“插入表格”对话框插入表格。单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单，选择【插入表格】命令，打开“插入表格”对话框，在其中输入表格的列数和行数。

（2）快速插入表格。单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单，在“插入表格”区域中，用鼠标拖动选取合适数量的列数和行数，即可在指定的位置插入表格。选中的单元格将以橙色显示，并在名称区域中显示“列数×行数”表格的信息。

（3）使用内置样式插入表格。单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单，选择【快速表格】命令，打开级联菜单，可以从中选择一种内置样式的表格。

（4）绘制表格。单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单，选择【绘制表格】命令，此时鼠标指针变成铅笔形状，按住鼠标左键不放在Word文档中绘制出表格边框，然后在适当的位置绘制行和列。绘制完毕后，按下键盘上的【Esc】键，或者单击【表格工具】→【设计】→【绘图边框】→【绘制表格】按钮，结束表格绘制状态。

对于初学者，推荐使用前两种比较标准的创建方法。

步骤4　编辑表格

（1） 编辑表格内容。按图1.53所示输入表格的内容，每输完1个单元格中的内容，可按【Tab】键切换至下一单元格继续输入。

图1.53　“公司会议记录表”内容

（2）合并单元格。

① 选中表格第1行的第2、3单元格。

② 单击【表格工具】→【布局】→【合并】→【合并单元格】按钮，将选定的单元格合并为一个单元格。

③ 类似地，参照图1.54所示，合并其他需要合并的单元格。

图1.54　编辑后的“公司会议记录表”

（3）保存文件。

【提示】

合并单元格的操作也可选中要合并的单元格，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择【合并单元格】命令。

步骤5　美化表格

（1）设置表格标题格式。将表格标题文字的格式设置为黑体、二号、居中、段后间距1行。

① 选中标题文字“公司会议记录表”。

② 利用【开始】→【字体】工具栏上的按钮，将字体设置为“黑体”、字号设置为“二号”。

③ 利用【开始】→【段落】工具栏上的按钮，将段落的对齐方式设置为“居中”。

④ 利用“段落”对话框，将其段后间距设置为1行。

（2）设置表格内文本的格式。

① 选中整张表格。将鼠标指针移到表格上时，表格左上角将出现“”符号，单击该符号，可选中整张表格。

② 利用【开始】→【字体】工具栏上的按钮，将字体设置为“宋体”、字号设置为“小四”。

③ 将表格中已输入内容的单元格的对齐方式设置为“水平居中”（空白单元格除外）。

【提示】

“段落”工具栏上的段落对齐按钮只是设置了文字在水平方向上的左、中或右对齐，而在表格中，既要考虑文字水平方向的对齐，又考虑在垂直方向的对齐，所以这里使用了单元格中的9种水平方向和垂直方向结合的对齐方式之一“水平居中”，使得单元格中的内容处于单元格的正中。

（3）设置表格行高。

① 使用“表格属性”对话框调整行高。

将表格第1、2、5行的行高设置为0.8厘米，第3、6、7、8、9、10行的行高设置为2厘米。

a. 选中表格第1、2、5行。

b. 单击【表格工具】→【布局】→【表】→【属性】按钮，打开“表格属性”对话框。

c. 切换到“行”选项卡，设置表格的行高，选择【指定行高】复选框，指定高度为0.8厘米，如图1.55所示，单击【确定】按钮。

d. 类似地，选中表格第3、6、7、8、9、10行，将行高设置为2厘米。

② 使用鼠标指针调整第4行的行高。

将鼠标指针指向“会议内容”一行的下框线，鼠标指针变为“”状态时，按住鼠标左键向下拖动，增加“会议内容”一行的行高。

设置表格行高后的表格效果如图1.56所示。

图1.55　设置表格行高

图1.56　设置表格行高后的表格

【提示】

调整表格列宽的方法类似于行高，可使用“表格属性”对话框的“列”选项卡设置选定列的列宽，也可使用鼠标指针调整选定列的列宽。在调整的过程中，如不想影响其他列宽度的变化，可在拖曳时按住键盘上的【Shift】键；若想实现微调，可在拖曳时按住键盘上的【Alt】键。

（4）设置表格的边框样式。

将表格内边框线条设置为0.75磅，外框线为1.5磅的黑色实线。

① 选中整张表格。

② 单击【表格工具】→【设计】→【表格样式】→【边框】按钮，打开“边框和底纹”对话框。

③ 切换到“边框”选项卡，设置为“全部”框线，样式为“实线”，宽度为“0.75磅”，可以在右侧的“预览”框中看到效果，如图1.57所示。

图1.57　设置全部框线为0.75磅的黑色实线

④ 单击右侧的“预览”中外框线处，将细实线的外框线取消掉，如图1.58所示。

图1.58　取消表格外框线

【提示】

取消某处的线条，也可以单击预览表格效果图的外围的各处框线按钮。如实现上步中的效果，也可以单击、、和按钮，使其由凹陷的状态变为凸起。也就是说若某线条在表格中显现，该按钮就是凹陷的；若某处没有线条，则该处的按钮是凸出的。

⑤ 选择宽度是1.5磅的实线，再单击表格的外框线处或外框线对应的、、、按钮，使外框线应用1.5磅的黑色实线，如图1.59所示，单击【确定】按钮。

图1.59　外框线设置为1.5磅的黑色实线

（5）保存文档。

【拓展案例】

1 . 制作文件传阅单，如样式表1.1所示。

文件传阅分为分传、集中传阅、专传和设立阅文室。分传是按照一定的顺序，分别将文件传送有关领导人批阅；集中传阅是利用机关领导集中学习或开会的机会，将紧急而又简短的传阅件集中传阅；专传是专人传送给领导人审批的过程；设立阅文室是由秘书工作人员管理，阅文人到阅文室阅读文件。文件传阅单是文件在传递过程中的记录单。

样式表1.1

2 . 制作收文登记表，如样式表1.2所示。

收文登记是行政部门日常工作中非常重要的一个环节。收到的公文在启封后，由收发人员记载收文日期、来文机关、来文原号、文件标题、密级等信息。

样式表1.2

【拓展训练】

发文是机关或企事业单位行政部门工作中非常重要的一个环节。发文单用于机关、企事业单位拟发文件作记载用。该案例主要涉及的知识点是表格的创建、表格格式的设置以及表格内容的录入和内容格式设置，制作好的发文单如图1.60所示。

图1.60　“发文单”效果图

操作步骤如下。

（1）启动Word 2010，新建一份空白文档。

（2）将创建的新文档以“科源公司发文单”为名，以“Word模板”类型保存到“E:\公司文档\行政部”文件夹中，如图1.61所示。

图1.61　将“发文单”保存为文档模板

（3）制作表格标题。

① 参照图1.60所示录入表格上方的文字。

② 按【Enter】键换行。

（4）创建表格。

① 单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单，选择【插入表格】命令，打开“插入表格”对话框。

② 在对话框中将列数设为3列、行数设为16行后，单击【确定】按钮，建立一个3列16行的表格，如图1.62所示。

图1.62　创建3列16行的表格

【提示】

建立表格时，如果所需的表格行列数不是太多，还可以在如图1.63所示的“插入表格”区域中，用鼠标拖动选取要插入表格的列数和行数，即可在指定的位置插入表格。选中的单元格将以橙色显示，并在名称区域中显示“列数×行数”表格的信息，如图1.63所示。

（5）合并单元格。

① 将A1-A3单元格选中，单击【表格工具】→【布局】→【合并】→【合并单元格】按钮，将其合并为1个单元格，如图1.64所示。

图1.63　设置表格行列数

图1.64　合并单元格

② 参照图1.60所示，将其余需要合并的单元格进行合并处理。

（6）录入表格文字。在表格中录入图1.60所示的表格文字内容。

（7）设置表格标题格式。

① 选中表格标题“科源有限公司发文单”，将其格式设置为黑体、小二号、居中、段后间距1行。

② 选中标题下面的“密级”文字，将其设置为右对齐、右缩进6字符。

③ 选中表格的文字内容，将其设置为宋体、小四号。

（8）设置单元格对齐方式。

① 选中整个表格，单击【表格工具】→【布局】→【对齐方式】→【中部两端对齐】按钮，如图1.65所示，将表格中的文字内容设为中部两端对齐方式。

图1.65　设置单元格对齐方式

② 设置表格中B1-B5单元格的内容居中。

③ 表格其余单元格中内容的对齐方式参照图1.60所示进行设置。

【提示】

设置单元格格式也可先选中要设置对齐方式的单元格，然后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择【单元格对齐方式】命令，再选择对齐方式按钮后进行设置。

（9）设置表格边框。

① 选中整个表格，单击【表格工具】→【设计】→【表样式】→【边框】右侧的下拉按钮，从弹出的菜单中选择【边框和底纹】命令，打开“边框和底纹”对话框。

② 分别将表格的内、外框线设置为0.75磅和1.5磅，制作完毕的表格如图1.60所示。

（10）单击快速访问工具栏中的【保存】按钮保存所做的表格。

【案例小结】

本案例通过制作“公司会议记录表”、 “文件传阅单”、“发文登记表”以及“公司发文单”等表格，使读者学会创建表格，表格中单元格的合并、拆分等表格的编辑操作，同时了解表格内文本的对齐设置，并能对表格和表格中的内容进行相应的设置。

学习总结

本案例所用软件
案例中包含的知识和技能
你已熟知或掌握的知识和技能
你认为还有哪些知识或技能需要进行强化
案例中可使用的Office技巧
学习本案例之后的体会

1.3　案例3　制作公司简报

【案例分析】

简报是由组织（企业）内部编发的用来反映情况、沟通信息、交流经验、促进了解的书面报道。简报有一定的发送范围，起着“报告”的作用。简报应包括如下内容：（1）报头：简报名称、期数、编写单位、日期；（2）正文：标题、前言、主要内容、结尾；（3）报尾：抄报抄送单位、发送范围、印数等；（4）简报后可附附件。

完成后的简报效果图，如图1.66所示。

图1.66　公司简报效果图

【解决方案】

步骤1　新建并保存文档

（1）启动Word 2010程序，新建空白文档。

（2）以“公司简报-58期”为名保存至“E:\公司文档\行政部”文件夹中。

步骤2　设置简报页面

（1）设置页面大小和方向。将页面纸张大小设置为A4、纸张方向为纵向。

（2）设置页边距分别为上2.5 cm、下2.3 cm、左2 cm、右2 cm。

步骤3　编辑简报

（1）录入如图1.67所示的简报文字。

图1.67　工作简报内容

【提示】

①在录入有顺序的编号段落时，Word 2010办公软件通常会自动识别为自动编号，故进入下一段时，会自动延续这样的编号风格，并自动增加数值，如图1.68所示。

图1.68　自动编号

②如果在编辑文档过程中不需要自动编号，可以单击取消“段落”工具栏中的【编号】按钮，或单击【文件】→【选项】命令，打开如图1.69所示的“Word选项”对话框。再选择“校对”选项，然后单击【自动更正选项】按钮，打开“自动更正”对话框。切换到如图1.70所示的“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动应用”栏中取消“自动编号列表”复选框后，单击【确定】按钮。

图1.69　“Word选项”对话框

图1.70　取消“自动编号列表”

（2）分页。

简报的封面和正文分别位于第一页和后面的页面，这里需要手工分页操作。

① 将光标定位于将要作为封面文字的末尾，即“印数：8份”之后。

② 单击【页面布局】→【页面设置】→【分隔符】按钮，打开如图1.71所示的“分隔符”下拉菜单。选择“分节符”中的【下一页】选项，正文部分的文字分到下一个页面。

（3）插入“行政部2014年工作要点”文字。

这里，假定事先已做好一份“行政部2014年工作要点”文档，现在只需将做好的文件插入当前文档中。

① 将光标置于需要添加行政部内容的插入点（第二页的首行位置）。

② 单击【插入】→【文本】→【对象】→【文件中的文字】命令，打开如图1.72所示的“插入文件”对话框。在其中选择“行政部2014年工作要点”文档，双击该文档或单击对话框中的【插入】按钮以确定插入该文档的内容。

图1.71　“分隔符”下拉菜单

图1.72　在“插入文件”对话框中选择需要插入的文档

③ 插入后的文档如图1.73所示。

图1.73　插入后的文档效果

步骤4　制作简报封面

（1）设置简报标题格式。将简报标题字体设为华文行楷、小初、红色，居中，段后间距1行。

（2）设置简报总期数格式。将简报总期数“总第58期”设为宋体、三号，加粗、居中。

（3）设置编写单位、期数和编写日期格式。将编写单位、期数和编写日期设为宋体、小四号、加粗、居中，段前、段后的间距均为0.5行。

（4）设置“本期要目”文字格式为宋体、四号、居中、段后间距20磅。

（5）设置简报报尾格式。

① 在简报报尾文字前面插入适当的空行，使简报的报尾靠近页面底端。

② 将报尾的3行文字设为宋体、五号，1.5倍行距。

（6）绘制简报中报头和报尾的分隔线。

① 利用Word提供的“形状”工具在“本期要目”一行的下方绘制一条实线。

单击【插入】→【插图】→【形状】按钮，打开如图1.74所示的“形状”下拉菜单，从“线条”中选择“直线”后，在“本期要目”一行的下方绘制出一条水平直线。

② 选中绘制的直线，单击【绘图工具】→【格式】→【形状样式】→【形状轮廓】按钮，打开如图1.75所示的下拉菜单，从“粗细”选项中选择“1.5磅”，将直线的粗细设置为1.5磅，再将该直线颜色设置为红色。

图1.74　“形状”下拉菜单

图1.75　设置线条粗细为1.5磅

【提示】

在绘制线条时，Word 2010办公软件会自动弹出一个画布。绘制图形时，可将图形绘制在画布中，也可将图形直接绘制在文档中。若想取消绘图“画布”，可单击【文件】→【选项】命令，打开“Word选项”对话框。选择“高级”选项，再取消【插入‘自选图形’时自动创建绘图画布】复选框。

③选中该直线，复制一条直线后移动至报尾的上方，如图1.76所示。

图1.76　复制并移动到报尾上方的直线

④ 预览一下封面的排版效果，如图1.77 所示。如果各处不是十分合理，则可做一些调整以便最终的页面美观。完成后单击“开始”选项卡，返回页面视图。

图1.77　预览封面的效果

步骤5　美化修饰简报正文

（1）设置3个正文标题的格式。

① 设置字体格式。按住【Ctrl】键，使用鼠标选中3个正文的标题文字“行政部2014年工作要点”、“人力资源部2014年工作要点”和“市场部2014年工作要点”，设置字体为“楷体”、三号，然后单击【开始】→【字体】→【下画线】右侧的下拉按钮，从列表中选择“点式下画线”为文字添加下画线；再单击【字符底纹】按钮为文字添加字符底纹。

② 单击【开始】→【段落】按钮，打开“段落”对话框，设置间距为段前1.8行、段后0.5行，行距为1.5倍、对齐方式为居中。设置完成后可看到工具栏上的相应按钮均为凹陷状态，如图1.78所示。

【提示】

在设置距离、粗细等使用磅值或数字的单位的具体值时，既可以通过微调按钮实现上下调整，也可以自行输入设置的数值，如上述的“1.8行”段前间距。

（2）设置正文其他文字格式。

① 选中正文其他文字。

② 设置字体为仿宋、12磅，并单击【开始】→【字体】→【字体颜色】右侧的下拉按钮，打开如图1.79所示的“字体颜色”面板。从“标准色”中选择“深蓝”色，再单击【开始】→【段落】按钮，打开“段落”对话框。设置行距为“固定值”“26磅”，设置好的效果如图1.80所示。

图1.78　正文标题设置后的效果

图1.79　“字体颜色”面板

图1.80　正文文字设置后的效果

步骤6　添加页码

（1）单击【页面布局】→【页面设置】按钮，打开“页面设置”对话框，切换到“版式”选项卡，在“页眉和页脚”栏中选择【首页不同】复选框，如图1.81所示。

（2）将光标位于正文文字（非首页）任意处，单击【插入】→【页码】按钮，打开“页码”下拉菜单。选择页码位置为“页面底端”，再从级联菜单中选择页码样式为“颚化符”，如图1.82所示。

图1.81　设置文档“首页不同”的页眉和页脚

图1.82　“页码”下拉菜单

步骤7　预览整体效果。

（1）完成所有美化修饰后，单击【文件】→【打印】命令，打印预览文档效果，并通过调整右下角的显示比例进行“双页”行预览，其效果如图1.83所示。

图1.83　双页预览的效果

（2）所有工作完成后，可保存文档并关闭窗口。

【拓展案例】

制作如图1.84所示的企业成立公告。

图1.84　企业成立公告效果图

【提示】

图章的制作采用形状与艺术字相结合的方法，操作步骤如下。

① 单击【插入】→【形状】按钮，从下拉菜单中选择“基本形状”中的“椭圆”按钮，画一个正圆，将该圆的线条颜色设为红色，填充颜色设为无色，线条粗细设为2.25磅。

② 单击【插入】→【形状】按钮，从下拉菜单中选择“星与旗帜”中的“五角星”按钮，绘制一个正五角星，将五角星的填充颜色设为红色，线条颜色设为无色，将星形置于圆的正中。

③ 插入艺术字“科源有限公司”，将艺术字的颜色设为红色，艺术字的形状设为“上弯弧”，设置环绕方式为非嵌入型，调整艺术字的大小并置于正圆中的合适位置。

④ 按住【Shift】键，选中圆、五角星和艺术字，单击【绘图工具】→【格式】→【排列】→【组合】按钮，在从列表中选择【组合】命令。

【拓展训练】

1．根据图1.85所示的效果图制作一份科源有限公司五周年年庆小报。

图1.85　科源有限公司五周年年庆小报

该案例为制作科源有限公司五周年年庆小报，涉及的知识主要有艺术字的设置、分栏设置、文本框的操作、图片的设置等内容。

操作步骤如下。

（1）新建文件，并以“科源有限公司五周年庆小报”为名保存至“E:\公司文档\行政部”文件夹中。

（2）根据小报需要的版面大小，设置页面。

① 设置纸张大小为A4。

② 设置纸张方向为横向，上、下、左、右页边距均为2.2厘米，如图1.86所示。

图1.86　设置页面

（3）按样式文1.2所示录入相应的文字。

样式文1.2

（4）制作小报标题。

① 在正文前为标题留出一行空行，并将光标置于空行中。

② 单击【插入】→【文本】→【艺术字】按钮，打开如图1.87所示的“艺术字库”列表。

③ 单击“艺术字库”列表中第1行第4列的艺术字样式“填充-白色，轮廓-强调文字颜色1”后，输入艺术字标题文字“热烈庆祝科源有限公司成立五周年”。

图1.87　艺术字库

图1.88　“文字环绕方式”下拉列表

④ 选中添加的艺术字，单击【绘图工具】→【格式】→【排列】→【自动换行】按钮，打开如图1.88所示的“文字环绕方式”下拉列表，从列表中选择【嵌入型】选项，将添加的艺术字环绕方式设置为“嵌入型”。

⑤ 选中添加的艺术字，单击【绘图工具】→【格式】→【艺术字样式】→【文字效果】按钮，从打开的下拉列表中选择如图1.89所示的棱台中的“圆”。

⑥ 将艺术字标题字体设置为黑体、水平居中对齐。

（5）对正文进行分栏设置。

先在正文最后增加一个空白段落，选中除该段之外的正文所有文字，单击【页面布局】→【页面设置】→【分栏】按钮，打开如图1.90所示的“分栏”下拉菜单，选择【两栏】命令，获得分栏的效果如图1.91所示。

图1.89　设置艺术字文字效果

图1.90　“分栏”下拉菜单

图1.91　分2栏的正文文字

【提示】

① 分栏时，除了下拉菜单中列出的一栏、两栏、三拦、偏左和偏右等预设效果之外，可选择【更多分栏】命令，打开如图1.92所示的“分栏”对话框。

图1.92　“分栏”对话框

在“列数”文本框中输入需要分栏的列数，可以分更多栏。默认情况下，设置为“栏宽相等”。若需要不同的栏宽度，可取消“栏宽相等”复选框，“宽度”和“间距”变为可用。

② 分栏时，各栏之间还可以添加一条分隔线，只需选中“分栏”对话框中的【分隔线】复选框。

（6）设置正文文字及段落格式。

① 选中正文部分的文字。

② 设置字体为华文行楷、小四号，段落首行缩进2字符。

【提示】

为文档进行整体美化修饰，可调整窗口右下角的“显示比例”，设置比较小的显示比例以便查看全纸的效果。这里设置80%的比例后，窗口如图1.93所示。

图1.93　调整显示比例为80%的效果

（7）设置正文第一段 “首字下沉”。

① 选中需要设置首字下沉的段落或将光标置于需要设置首字下沉的段落中。

② 单击【插入】→【文本】→【首字下沉】按钮，打开如图1.94所示的“首字下沉”下拉菜单。单击【首字下沉选项】命令，打开“首字下沉”对话框。在其中选择“下沉”的方式，字体为“华文行楷”，下沉行数为“2”，如图1.95所示。单击【确定】按钮，得到如图1.96所示的首字下沉效果。

图1.94　“首字下沉”下拉菜单

图1.95　“首字下沉”对话框

图1.96　设置首字下沉的效果

【提示】

若直接选择“首字下沉”下拉菜单中的【下沉】命令，则显示Word 2010的默认下沉效果。如需做进一步设置，应选择【首字下沉选项】命令。

（8）制作文本框。

① 将光标置于正文的末尾，按【Enter】键添加一个段落。

② 单击【插入】→【文本】→【文本框】按钮，打开如图1.97所示的“文本框”下拉菜单。单击“内置”中的“简单文本框”选项，出现如图1.98所示的简单文本框。

图1.97　“文本框”下拉菜单

图1.98　插入的简单文本框

③ 在文本框中输入文字内容，如图1.99所示。

图1.99　在文本框中录入文字

④ 选中文本框中的文本，单击【开始】→【段落】→【边框】右侧的下拉按钮，从下拉菜单中选择【边框和底纹】命令，打开“边框和底纹”对话框。在其中设置应用于文字的边框为方框、虚线、绿色、1磅，应用于段落的底纹为“白色 背景1，深色 15%”，如图1.100和图1.101所示。

图1.100　设置应用于文字的边框效果

图1.101　设置应用于段落的底纹效果

⑤ 设置文本框边框格式。用鼠标右键单击文本框边框，从弹出的菜单中选择【设置形状格式】命令，打开“设置形状格式”对话框。从左侧的列表中选择“线型”选项，单击右侧的“复合类型”按钮，从列表中选择“由粗到细”线型，线条宽度为6磅，如图1.102所示。再选择左侧的“线条颜色”选项，将线条颜色设置为“蓝色”，如图1.103所示。

图1.102　设置文本框边框线型

图1.103　设置文本框边框颜色

⑥ 根据内容调整文本框的大小，效果如图1.104所示。

图1.104　设置好的文本框效果

【提示】

① 调整文本框这样的图形对象的大小，可以先按住【Alt】键再使用鼠标拖动文本框边框，以实现微调。

② 需要调整图形对象的位置时，可选中对象外框，使用鼠标或【Ctrl】+【↑】、【↓】、【←】、【→】键实现位置的微调。

③ 设置文本框的边框，也可先选中文本框，然后单击【绘图工具】→【格式】→【形状样式】→【形状轮廓】按钮，打开如图1.105所示的“形状轮廓”下拉菜单，通过【粗细】、【虚线】等命令进行相关设置。

⑦ 单击【绘图工具】→【格式】→【排列】→【自动换行】按钮，从下拉列表中选择“嵌入型”。

（9）插入图片并设置图片格式。

① 将光标置于正文第二段中，单击【插入】→【插图】→【图片】按钮，弹出如图1.106所示的“插入图片”对话框。选择“公司文档”文件夹中的“公司.jpg”文件，单击【插入】按钮，将所需的图片插入当前文档中。

图1.105　“形状轮廓”下拉菜单

图1.106　“插入图片”对话框

② 选定图片，单击【图片工具】→【格式】→【大小】按钮，打开“大小”对话框。在“大小”选项卡中，选中【锁定纵横比】复选框，设置高度的绝对值为4.5厘米，自动获得宽度为6厘米，如图1.107所示。

③ 单击【图片工具】→【格式】→【排列】→【自动换行】按钮，打开如图1.108所示的“文字环绕”下拉菜单，选择“紧密型环绕”方式。

图1.107　设置图片大小

图1.108　设置图片的环绕方式

④ 调整图片的位置到合适的文档处，如图1.109所示。

图1.109　插入图片后的效果

（10）插入形状。

① 单击【插入】→【插图】→【形状】按钮，打开“形状”下拉菜单。单击“星与旗帜”中的“前凸带形”按钮，如图1.110所示，并在文档中利用鼠标拖出前凸带形的形状，如图1.111所示。

图1.110　插入“前凸带形”形状

图1.111　利用鼠标绘制的前凸带形

② 用鼠标右键单击插入的形状，从弹出的快捷菜单中选择【添加文字】命令，在形状上添加文字“喜报”。

③ 将 “前凸带形”形状填充为“黄色”，将添加的文字“喜报”字体设置为华文隶书、三号、深蓝色。

④ 利用形状的绿色旋转柄，旋转一定的角度，效果如图1.112所示。

图1.112　旋转图形至合适的角度

（11）制作完成后，再次保存文档，关闭文档窗口。

2．制作一份科源有限公司的订货会请柬，并将请柬保存为模板。

请柬，也叫请帖，是为邀请客人而发出的专用通知书。使用请柬，既表示主人对事物的郑重态度，也表明主人对客人的尊敬，拉近主客间的关系，还可使客人欣然接受邀请。请柬，按内容分，有喜庆请柬和会议请柬。会议请柬格式与喜庆请柬大致相同，也由标题、正文、落款3部分组成：（1）标题写上“请柬”二字；（2）正文写明被邀人与活动内容，如纪念会、联欢会、订货会、展销会等，不仅要写明活动的时间和地点，还要写上“敬请光临”等；（3）落款写上发出请柬的个人或单位名称和日期，通用格式如图1.113所示。本案例涉及艺术字、文本框以及形状等知识点的综合运用。

操作步骤如下。

（1）新建文档，以“公司请柬”为名将文档保存在“E:\公司文档\行政部”文件夹中。

（2）单击【页面布局】→【页面设置】按钮，打开“页面设置”对话框，在对话框中将纸张大小设为B5（JIS），纸张方向为横向，如图1.114所示。

图1.113　请柬通用格式

图1.114　“页面设置”对话框

（3）在文档中插入一个分节符，使文档成为两页。

（4）制作图1.115所示的请柬封面，操作过程如下。

① 将光标置于第一页中。

② 插入一个矩形形状，如图1.116所示，将鼠标置于矩形的右下角，拖动矩形大小控制按钮，将矩形的大小调整为B5纸张大小。

图1.115　请柬封面

图1.116　矩形大小调整

③ 选中矩形，单击【图片工具】→【格式】→【形状格式】→【形状填充】按钮，将填充颜色设为红色；再单击【图片工具】→【格式】→【形状格式】→【形状轮廓】按钮，将线条设为无轮廓，即将请柬封面底色设为红色。

④ 将矩形的文字环绕方式设置为“衬于文字下方”。

⑤ 插入一个菱形，并将菱形的填充颜色设置为“白色”，形状轮廓的线型设置为“三线”，粗细为6磅，如图1.117所示。

⑥ 单击【插入】→【插图】→【剪贴画】按钮，插入图1.118所示的剪贴画，并参照图1.115调整剪贴画的大小和位置。

图1.117　菱形

图1.118　 剪贴画

⑦ 单击【插入】→【文本】→【艺术字】按钮，插入艺术字“邀”，将艺术字设为隶书、90磅，将其填充颜色设置为深红色，文本轮廓为无轮廓。

⑧ 调整艺术字“邀”的位置，使其位于如图1.115所示的菱形之上，并将菱形与艺术字进行组合，也可将封面中所有的图形对象进行组合，形成一个整体。

⑨ 这样，请柬的封面制作完毕，如图1.115所示。

【小知识】

在文档的图形处理过程中，当有多个图形时，包括图片、形状、艺术字、文本框等，都可将这些图形进行组合，形成一个整体，以防止各图形的移位。操作方法为：选中需要组合的图形，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择【组合】命令的子命令【组合】。

（5）制作请柬内部，效果图如图1.119所示，操作过程如下。

图1.119　请柬内部

① 将光标置于第二页中。

② 绘制一个浅橙色矩形，并将矩形大小调整为B5纸张的大小，作为请柬内部背景。

③ 在页面中插入“请”艺术字，并将其设为宋体、90磅，填充颜色为黄色，线条为红色。

④ 单击【插入】→【文本】→【文本框】按钮，打开如图1.120所示的“文本框”下拉菜单，选择【绘制竖排文本框】命令，在浅橙色矩形上方插入一个文本框，并在文本框中输入如图1.119所示的文字。

图1.120　“文本框”下拉菜单

⑤ 选中文本框，将文本框的填充颜色和线条均设为无色。

⑥ 保存制作好的请柬。

【案例小结】

本案例通过运用Word制作公司简报、企业成立公告、公司小报以及请柬，介绍了Word文档的图文混排的制作方法，包括艺术字、文本框、图片、形状等图形的制作、编辑和修饰以及对图形进行组合等操作。同时，也介绍了文档的分栏、图片与文字的环绕设置等。

学习总结

本案例所用软件
案例中包含的知识和技能
你已熟知或掌握的知识和技能
你认为还有哪些知识或技能需要进行强化
案例中可使用的Office技巧
学习本案例之后的体会

1.4　案例4　制作客户信函

【案例分析】

现代商务活动中，遇到如邀请函、会议通知、聘书、客户回访函等日常办公事务处理时，往往需用计算机完成信函的信纸、内容、信封、批量打印等工作。本案例将通过Word的邮件合并功能，方便、快捷地完成以上事务。

制作邮件合并文档可利用“邮件合并”向导，即单击【邮件】→【开始邮件合并】→【开始邮件合并】按钮，打开“开始邮件合并”下拉菜单，选择【邮件合并分步向导】命令，启动邮件合并向导，按向导的提示过程创建邮件合并文档。此外，还可以按以下操作步骤实现“邮件合并”文档的创建：建立邮件合并主文档→制作邮件的数据源数据库→建立主文档与数据源的连接→在主文档中插入域→邮件合并。

案例中的客户及相关信息包含在如图1.121所示的表中。

图1.121　客户及相关信息

为加强公司与客户的沟通、交流，为客户提供优质售后服务，需进行客户信函回访。制作的客户回访函如图1.122所示。

图1.122　客户回访函效果图

【解决方案】

步骤1　制作主文档（客户回访信函）

（1）启动Word 2010，新建一份空白文档。

（2）录入如图1.123所示的“客户回访函”内容。

图1.123　邮件的主文档“客户回访函”

（3）对“客户回访函”的字体和段落进行适当的格式化处理。

（4）在客户回访函的下方利用艺术字制作公司服务热线号码。

（5）将“客户回访函”作为邮件的主文档，保存在“E:\公司文档\行政部\客户回访函”文件夹中。

步骤2　制作邮件的数据源数据库（客户信息）

（1）启动Excel 2010。

（2）在Sheet1工作表中录入如图1.124所示的“客户信息”数据。

图1.124　邮件的数据源“客户信息”

（3）将“客户信息”作为邮件的数据源，保存在“E:\公司文档\行政部\客户回访函”文件夹中。

（4）关闭制作好的数据源文件。

【提示】

制作邮件数据源还可以用以下方法。

① 利用Word表格制作。

② 使用数据库的数据表制作。

步骤3　建立主文档与数据源的连接

（1）打开制作好的主文档“客户回访函”。

（2）单击【邮件】→【开始邮件合并】→【选择收件人】按钮，打开“选择收件人”下拉菜单，从菜单中选择【使用现有列表】命令，打开如图1.125所示的“选取数据源”对话框。选取保存的“客户信息”数据文件，然后单击【打开】按钮，弹出如图1.126所示的“选择表格”对话框。

图1.125　“选取数据源”对话框

图1.126　“选择表格”对话框

（3）在对话框中选中Sheet1工作表，然后单击【确定】按钮。

步骤4　在主文档中插入域

（1）在主文档“客户回访函”中将光标移至信函中“尊敬的”之后，单击【邮件】→【编写和插入域】→【插入合并域】按钮，打开如图1.127所示的“插入合并域”下拉菜单。单击【客户姓名】选项，在主文档中插入“客户姓名”域。同样，在“客户姓名”域之后插入“称谓”域。再将光标移至“您购买的”之后，插入“购买产品”域。插入域之后的信函如图1.128所示。

图1.127　“插入合并域”下拉菜单

图1.128　插入域之后的信函

（2）分别对信函中插入的域设置如图1.129所示的字符格式，如字体、字形、字号和颜色。

图1.129　设置插入域的字符格式

步骤5　预览信函

（1）单击【邮件】→【预览结果】→【预览结果】按钮，如图1.130所示，生成如图1.131所示的客户个人信函预览效果。

图1.130　“邮件”选项卡上的“预览结果”按钮

图1.131　生成的客户个人信函

（2） 单击“预览结果”工具栏上的【上一记录】或【下一记录】按钮，可预览其他客户的信函。

【提示】

进行邮件合并时，一般默认将数据源中提供的全部记录进行合并。若用户只需合并部分记录，则可单击【邮件】→【开始邮件合并】→【编辑收件人列表】按钮，从弹出的“邮件合并收件人”对话框中选取需要的收件人，或者对收件人进行筛选等调整，如图1.132所示。

图1.132　“邮件合并收件人”对话框

步骤6　完成合并

（1） 单击【邮件】→【完成】→【完成并合并】按钮，从打开的下拉菜单中选择【编辑单个文档】命令，弹出如图1.133所示的“合并到新文档”对话框。

图1.133　“合并到新文档”对话框

【提示】

若想要直接打印合并后的文档，可单击“完成并合并”下拉菜单中的【打印文档】按钮，弹出类似于图1.133所示的“合并到打印机”对话框。

（2） 单击【全部】单选框，然后单击【确定】按钮，生成合并文档。

（3） 以“客户回访函（合并）”为名，将合并后生成的新文档保存至“E:\公司文档\行政部”文件夹中。生成的信函（部分）效果如图1.134所示。

图1.134　“客户回访函”效果图

【拓展案例】

利用邮件合并制作请柬，如图1.135所示。

图1.135　请柬效果图

【拓展训练】

为前面制作的客户回访函制作信封，如图1.136所示。

图1.136　客户回访函信封

操作步骤如下。

（1）启动Word 2010。

（2）单击【邮件】→【创建】→【中文信封】按钮，打开如图1.137所示的“信封制作向导”第1步对话框。

图1.137　“信封制作向导”第1步对话框

（3）单击【下一步】按钮，弹出如图1.138所示的“信封制作向导”第2步对话框，选择所需的信封样式。

图1.138　“信封制作向导”第2步对话框

（4）单击【下一步】按钮，弹出如图1.139所示的“信封制作向导”第3步对话框，选择生成信封的方式和数量。

图1.139　“信封制作向导”第3步对话框

（5）单击【下一步】按钮，弹出如图1.140所示的“信封制作向导”第4步对话框，从文件中获取并匹配收信人信息。

① 选择前面制作好的“客户信息”作为信封的数据源。单击【选择地址簿】按钮，打开如图1.141所示的“打开”对话框。在“查找范围”中选择“E:\公司文档\行政部\客户回访函”文件夹，再将文件类型选择为“Excel”后，选定数据源文件“客户信息”，单击【确定】按钮后，返回“信封制作向导”第4步对话框。

图1.140　“信封制作向导”第4步对话框

图1.141　“打开”对话框

② 分别在收件人的“姓名”、“称谓”、“地址”和“邮编”下拉列表中选择数据源中的“客户姓名”、“称谓”、“通信地址”和“邮编”，如图1.142所示。

图1.142　匹配收件人信息

（6）单击【下一步】按钮，弹出如图1.143所示的“信封制作向导”第5步对话框，输入寄信人信息。

图1.143　“信封制作向导”第5步对话框

（7）单击【下一步】按钮，弹出如图1.144所示的“信封制作向导”第6步对话框，单击【完成】按钮完成信封的制作，如图1.136所示。

图1.144　“信封制作向导”第6步对话框

（8）以“客户回访函（信封）”为名保存到“E：\公司文档\行政部\客户回访函”文件夹中。

【案例小结】

实际工作中常常遇到处理大量报表、信件一类的文档，其主要内容、格式都相同，只是具体的数据有变化。为减少重复工作，可使用“邮件合并”功能。邮件合并的处理过程为（1）创建主文档，输入固定不变的内容；（2）创建或打开数据源，存放变动的信息内容，数据源一般来自于Excel、Access等数据库；（3）在主文档所需的位置插入合并域；（4）执行合并操作，将数据源中的变动数据和主文档的固定文本进行合并，生成一个合并文档或打印输出。

学习总结

本案例所用软件
案例中包含的知识和技能
你已熟知或掌握的知识和技能
你认为还有哪些知识或技能需要进行强化
案例中可使用的Office技巧
学习本案例之后的体会

1.5　案例5　利用Microsoft Outlook管理邮件

【案例分析】

Microsoft Outlook 2010是Office 2010软件中自带的一款邮件管理软件，公司员工经常利用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务等。

本例中人力资源部部长柯娜将使用她的邮箱ky_kena@126.com 作为办公邮箱，利用Microsoft Outlook收发、阅读邮件，管理通信簿，添加收件人，群发邮件，定制会议并发给收件人。

【解决方案】

步骤1　Outlook初始化设置

（1） 启动Microsoft Outlook 2010，弹出如图1.145所示的“Microsoft Outlook 2010 启动”对话框。

图1.145　“Microsoft Outlook 2010启动”对话框

（2）单击【下一步】按钮，进入“账户配置”界面，选择【是】单选按钮，如图1.146所示。

图1.146　选择是否配置电子邮件账户

（3）单击【下一步】按钮，进入“自动账户设置”界面，选中【手动配置服务器设置或其他服务器类型】单选按钮，如图1.147所示。

图1.147　“自动账户设置”界面

（4）单击【下一步】按钮，进入“选择服务”界面，选中【Internet 电子邮件】单选按钮，如图1.148所示。

图1.148　选择电子邮件服务类型

（5）单击【下一步】按钮，进入“Internet电子邮件设置”界面，输入“用户信息”、“服务器信息”及“登录信息”，如图1.149所示。

图1.149　Internet电子邮件设置

【提示】

设置电子邮件的服务器名时，需要先查找使用邮件服务商提供的是哪种服务，再进行邮件服务器的设置，查找邮件服务器的方法如下（以126邮箱为例）。

① 启动网络浏览器，打开网易www.126.com 的主页，如图1.150所示。

图1.150　126邮箱的主页

② 单击【帮助】，打开提供各类帮助信息的页面，如图1.151所示。找到关于客户端的设置相关按钮，单击该选项，进入关于客户端设置的内容介绍页面，可以在其中选择关于“Microsoft Outlook”的选项，如图1.152所示。

图1.151　邮箱设置中关于客户端设置的按钮

图1.152　选择关于“Microsoft Outlook”的选项

③ 单击【进入】按钮，打开有关“Microsoft Outlook”不同版本的设置方法，选择“Microsoft Outlook 2010设置方法”选项，可以获取到关于“Microsoft Outlook 2010”的设置信息。

其中，POP是发送邮件协议，填写用户的pop地址，例如，126是pop3.126.com。

SMTP是接收邮件协议，例如，126是smtp.126.com。

所选择的邮件提供商所采用的协议不同，就会需要选择不同的协议。目前sohu、126和163是采用POP和SMTP方式收发邮件的，qq邮箱则为pop.qq.com和smtp.qq.com，yahoo和Hotmail是采用http方式收发邮件的。

填写协议需要根据所使用的邮件服务，一般邮件服务网站上会有关于设置的帮助信息，可查询后再设置计算机上的Outlook中的相应协议。

另外，有些网站的电子邮箱服务器以及他们提供的聊天室附带的电邮服务不支持Outlook Express，这样做可能是为了让用户更多地登录他们的网站、使用他们的聊天工具、确保邮件安全，或者是其他什么原因。

（6）单击【其他设置】按钮，弹出“Internet电子邮件设置”对话框。单击“发送服务器”选项卡，选中【我的发送服务器（SMTP）要求验证】复选框，如图1.153所示。单击【确定】按钮，返回“添加新账户”对话框。单击【测试账户设置】按钮，弹出“测试账户设置”对话框，如图1.154所示。测试完毕，单击【关闭】按钮。

图1.153　“Internet电子邮件设置”对话框

图1.154　“测试账户设置”对话框

（7）单击【下一步】按钮，进入添加电子邮件账户的最后一步，如图1.155所示。单击【完成】按钮，完成账户的创建，弹出如图1.156所示的Outlook窗口。

图1.155　成功设置电子邮件账户

图1.156　进入Outlook后的窗口

【提示】

① 当用户在“电子邮件地址”字段中输入邮件地址后，一般下方的“账户名”字段会自动填入邮址@之前的部分作为账户名；如不同，可修改。

② 如需对账户进行查看或修改，可选择【文件】→【信息】命令，显示如图1.157所示的账户信息界面。单击【账户设置】按钮，再选择【账户设置】，可打开如图1.158所示的“账户设置”对话框。选中要修改的电子邮件账户，单击【更改】选项，打开如图1.159所示的界面，可以看到关于kena的账户信息，并进行修改。

图1.157　账户信息界面

图1.158　“账户设置”对话框

图1.159　查看和修改Internet电子邮件账户设置

③ 若还想对账户进行更加详细的各项设置，可单击【其他设置】按钮，打开“Internet 电子邮件设置”对话框，在“常规”、“已发送邮件”、“已删除邮件”、“发送服务器”、“连接”和“高级”选项卡中进行设置。例如，选择“发送服务器”选项卡，勾选【我的发送服务器（SMTP）要求验证】复选框，并单击【确定】按钮，这样在使用Outlook进行发送邮件时，需要进行验证才行，如图1.160所示。

图1.160　电子邮件账户“高级”设置

【提示】

进入Outlook后，主窗口左侧可利用按钮实现不同主题的查看和管理，如“邮件”、“日历”、“联系人”、“任务”等。默认管理内容是“邮件”，也可以切换到“日历”，对今天各个时段的事务进行查看和管理，如图1.161所示。而在“视图”菜单中也可以对窗口的布局做适当的修改。

图1.161　主界面为“日历”

步骤2　收取邮件

（1）设置数据文件存放位置。

① 选择【文件】→【信息】命令，显示账户信息界面，单击【账户设置】按钮，再选择【账户设置】，可打开“账户设置”对话框。选择“数据文件”选项卡，单击【添加】选项，打开“创建或打开Outlook数据文件”对话框。为邮件数据文件选择保存的路径“E:\公司文档\行政部”和文件名“kena”，如图1.162所示。单击【确定】按钮，返回“账户设置”对话框。选中新建的数据文件保存位置，单击【设为默认值】按钮，将其设置为默认的数据文件保存路径，如图1.163所示。

图1.162　“创建或打开Outlook数据文件”对话框

图1.163　指定数据文件的默认保存位置

② 单击【关闭】按钮，完成设置。

（2）接收电子邮件。

① 单击【发送/接收】选项卡中的【发送/接收】按钮，就可以将刚才设置好的126邮箱中的邮件保存在所选择的路径中，这个过程会出现如图1.164所示的“Outlook发送/接收进度”对话框，用来显示收发邮件的进度。

图1.164 “Outlook发送/接收进度”对话框

【提示】

也可以选择“发送/接收时不显示此对话框”，以后发送和收取邮件将不再弹出此对话框。

② 此时，可看到原来126邮箱中的所有邮件都接收下来了，如图1.165所示。

图1.165　Outlook收件箱

【提示】

已经阅读过的邮件，前面的图标为；未读邮件的图标为。

步骤3　发送邮件（对收到的邮件进行回复）

（1）选中“ky_chenkeke”发来的邮件“人力资源管理表格”，单击【开始】→【响应】→【答复】按钮，进入撰写邮件界面，如图1.166所示。将邮件内容写入邮件正文中。

图1.166　撰写回复的邮件

【提示】

若无需原文，可将原文删去。

【小知识】

在邮件中，可以做如下进一步设置。

使用【附件文件】按钮，选择文件或Outlook中的项目作为邮件附件；使用按钮，在弹出的“通讯簿”中选择需要同时发送的联系人的邮址，将邮件发送给多人；使用按钮，检查本人的姓名内容是否正确；使用按钮，标识重要性为高的邮件；使用按钮，标识重要性为低的邮件；使用按钮，为邮件做后继标记。

（2）单击【发送】按钮，发送已经写好的邮件，则可以在“发件箱”中看到发送的邮件，如图1.167所示。

图1.167　发件箱中的邮件

步骤4　添加联系人

（1）在Outlook窗口中，切换到“联系人”快捷方式，如图1.168所示。

图1.168　“联系人”快捷方式

（2）此时可双击窗口中心处添加联系人，在弹出的“联系人”对话框中填入相应信息，图1.169所示为添加陈可可的联系人信息。

图1.169　新建一个联系人

（3）单击【详细信息】按钮，切换到“详细信息”选项卡，为联系人设置更加详细的信息，如图1.170所示。

图1.170　设置联系人的细节

（4）可切换到“活动”、“证书”和“所有字段”选项卡，查看该联系人的相应信息，这里不做相关的设置。

（5）完成所有设置后，单击【保存并关闭】按钮，完成该联系人的设置，得到如图1.171所示的结果。

图1.171　添加了一个联系人

（6）继续双击“联系人”窗口的空白处，添加另外的联系人，如图1.172所示。

图1.172　添加了3个联系人

（7）如需修改某位联系人的信息，则双击具体联系人处，或单击【开始】→【查找】→【通讯簿】按钮，会弹出如图1.173所示的“通讯簿：联系人”对话框，在其中选择需要修改的联系人来修改即可。

步骤5　创建会议，并群发

（1）单击【开始】→【新建】→【新建项目】按钮，打开如图1.174所示的菜单。选择【会议】命令，出现如图1.175所示的新建会议窗口。

图1.173　“通讯簿：联系人”对话框

图1.174　“新建项目”菜单

图1.175　未命名的会议

（2）在“收件人”文本框中可输入收件人地址，也可单击【收件人】按钮，选择会发送邮件邀请参加该会议的联系人，如图1.176所示。

图1.176　选择与会者

【提示】

这里也可以使用【Ctrl】键来选择多个不连续的对象。

（3）输入会议的主题“讨论行政部计算机维护工作外包的事宜”，地点“人力资源部3号会议室”，开始时间和结束时间都可以通过单击日历和时间的下拉列表来确定，如图1.177所示。

图1.177　选择开始日期

（4）选择提前1天提醒我，并输入会议邀请的内容，如图1.178所示。

图1.178　书写完内容的会议邀请

【提示】

如果一个会议重复进行，那么这个邀请邮件需要有一定的周期重复发送。可通过单击【重复周期】按钮，在弹出的如图1.179所示的“约会周期”对话框中进行设置。

图1.179　“约会周期”对话框

（5）会议的其他设置，如粘贴附件、重要性等，与邮件设置类似。

（6）单击【发送】按钮，将此会议邀请发送到所选的收件人邮箱中。

（7）当选择的时间到达或未阅读而过期打开Outlook时，会自动弹出如图1.180所示的对话框来提示有会议或约会。

图1.180　“提醒”对话框

步骤6　其他管理

Outlook 2010 为电子邮件、约会、会议、便笺、联系人、任务以及其他信息的组织和管理提供了一个集成化的解决方案。Outlook 2010 为管理通信、组织工作以及与他人更好的协作提供了诸多创新功能。这一切均可在一个地方完成。

（1）日历管理：单击“日历”快捷方式，可切换到日历管理中，进行每天的日历管理。这里可以直接在某时刻处书写备忘录，即约会，如图1.181所示；也可以在该时刻处双击，弹出“约会”对话框来定制约会，如图1.182所示。

图1.181　日历管理

图1.182　约会定制

（2） 快速访问联系人、日程和任务信息：可以使用导航窗格（Navigation Pane）或者功能选项卡的相应按钮来访问联系人、日程、任务、文件夹、快捷方式和日记，以及查找需要回复的电子邮件、预定的约会和完成项目。

例如定制了一个发给陈可可的任务，如图1.183所示。

图1.183　发给陈可可的任务

【拓展案例】

1．管理自己的Outlook账户

在计算机上，利用Outlook创建一个自己使用的账户，用于收发某实际电子邮件服务器上的邮件并管理它们，同时在该账户中管理日历，定制一个约会，并发给一个或多个朋友。

2．群发邮件合并产生的新文档

在上一个案例已经做好邮件合并的基础上，选择“合并到邮件”，利用Outlook将它们发送给收件人。

【拓展训练】

利用Outlook创建一个邮件账户，定制一个将举办公司五周年庆典的约会。

操作步骤如下。

（1）启动Outlook，新建一个邮件账户。

【提示】

关于创建新邮件账户的操作可参考前面内容。

（2）选择【开始】→【新建】→【新建项目】→【约会】命令，打开如图1.184所示的“约会”窗口。

图1.184　定制约会

（3）单击【邀请与会者】按钮，选择柯娜和周家树为收件人，主题为“关于公司五周年庆典的参加事宜”，地点是“行政部会议室”，将约会标记设置为“重要性：高”，时间为2013年11月25日10：00至11：00，提前1周通知，时间显示为“暂定”，约会内容如图1.185所示。

图1.185　约会的内容

（4）单击【发送】按钮，将定制好的约会发送给与会者。

【案例小结】

本案例通过使用Outlook收发位于网易126上的一个具体邮箱中的邮件、回复邮件、新建和管理联系人信息、定制会议并发送至多人、日历管理、备份文件等，了解了Outlook的常用操作，对其中的邮件管理、联系人管理、会议、约会、任务、日记等功能有了进一步的运用，这样可以在计算机上有序地管理日常工作。

学习总结

本案例所用软件
案例中包含的知识和技能
你已熟知或掌握的知识和技能
你认为还有哪些知识或技能需要进行强化
案例中可使用的Office技巧
学习本案例之后的体会