第2篇　人力资源篇

人力资源部门在企业中的地位至关重要，如何按照制度严格管理员工，如何激发员工的创造力，如何为员工提供各种保障，都是人力资源部门重点关注的问题。本篇针对人力资源部门在工作中遇到的各种Office应用问题，提炼出人力资源部门最需要的Office应用案例，以帮助人事管理人员用高效的方法处理人事管理的各方面事务，从而快速、准确地为企业人力资源的调配提供帮助。

学习目标

1．利用Word软件中的图形、图示等工具展示公司组织结构图、员工绩效评估指标等图例。

2．运用Word表格制作员工基本信息表、员工培训计划表、应聘人员登记表、面试表、工作业绩考核表、工作态度评估表等常用人事管理表格。

3．利用Word制作劳动用工合同、担保书、业绩报告等常见文档。

4．运用PowerPoint制作常见的会议、培训、演示等幻灯片。

5．使用Excel电子表格记录、分析和管理公司员工人事档案以及员工的工资等基本信息。

2.1　案例6　制作公司组织结构图

【案例分析】

组织结构图是用来表示一个机构、企业或组织中人员结构关系的图表。它采用一种由上而下的树状结构，由一系列图框和连线组成，显示一个机构的等级和层次。制作组织结构图之前，要先搞清楚组织结构的层次关系，再利用Word提供的图片或图示工具来完成组织结构图的创造、编辑和修饰。本案例所制作的科源有限公司组织结构图效果如图2.1所示。

图2.1　科源有限公司组织结构图

【解决方案】

步骤1　新建并保存文档

（1）启动Word 2010，新建一份空白文档。

（2）将创建的新文档以“科源有限公司组织结构图”为名保存到“E:\公司文档\人力资源部”文件夹中。

步骤2　插入SmartArt图形

（1）单击【插入】→【插图】→【SmartArt】按钮，打开如图2.2所示的“选择SmartArt图形”对话框。

图2.2　“选择SmartArt图形”对话框

（2）在“选择SmartArt图形”对话框左侧的列表中选择“层次结构”选项，在中间区域选择“组织结构图”选项，在右侧可以看到其示例图形和说明信息，如图2.3所示。

图2.3　选择“组织结构图”图形

（3）单击【确定】按钮，即可在文档中插入选择的SmartArt图形，如图2.4所示。

步骤3　编辑SmartArt图形

（1）单击第1行图形区域，在其中将显示光标插入点，输入“总经理”，如图2.5所示。

（2）类似地，分别在框图中输入如图2.6所示的内容。

图2.4　在文档中插入选择的SmartArt图形

图2.5　输入“总经理”

【提示】

输入组织结构图的文本内容时，也可单击组织结构图左边框的按钮打开文本窗格，在其中输入组织结构图内容，如图2.7所示。

图2.6　在组织结构图中输入其他内容

图2.7　利用文本窗格输入内容

（3）分别选中各个“副总经理”，单击【SmartArt工具】→【设计】→【创建图形】→【添加形状】右侧的下拉按钮，打开如图2.8所示的下拉菜单。选择【在下方添加形状】选项，添加如图2.9所示的形状。

图2.8　“添加形状”下拉菜单

图2.9　在组织结构图中添加形状

（4）分别在“副总经理”的各下属框中输入如图2.10所示的内容。

图2.10　添加“副总经理”下属内容后的组织结构图

步骤4　修饰SmartArt图形

（1）选中组织结构图。

（2）单击【SmartArt工具】→【设计】→【SmartArt样式】→【更改颜色】按钮，打开如图2.11所示的下拉列表。选择“彩色”中的第2种颜色“彩色范围-强调文字颜色2至3”，设置整个组织结构图的配色方案，效果如图2.12所示。

图2.11　“更改颜色”下拉列表

图2.12　设置整个组织结构图的配色方案

（3）单击【SmartArt工具】→【设计】→【SmartArt样式】→【其他】按钮，打开如图2.13所示的“SmartArt样式”列表。选择“三维”中的“优雅”选项，对整个组织结构图应用新的样式，效果如图2.14所示。

图2.13　“SmartArt样式”列表

图2.14　对整个组织结构图应用“优雅”样式

（4）修改组织结构图的布局。

① 选中左边第一个“副总经理”框图。

② 单击【SmartArt工具】→【设计】→【创建图形】→【布局】按钮，打开如图2.15所示的下拉菜单。选择【标准】选项，将组织结构图的布局修改为如图2.16所示的样式。

图2.15　“布局”下拉菜单

图2.16　改变组织结构图的布局

③ 分别选中第二、第三个“副总经理”框图，也将其布局修改为“标准”样式。

（5）设置组织结构图的字体格式。

① 选中整个组织结构图。

② 将组织结构图中所有文本字体设置为宋体、12磅、加粗。

（6）保存修改后的组织结构图。

【拓展案例】

1．制作事业构成要素图，要求效果如图2.17所示。

2．制作公司员工绩效评估指标图，要求效果如图2.18所示。

3．制作实现工作目标程序图，要求效果如图2.19所示。

图2.17　事业构成要素图

图2.18　员工绩效评估指标图

图2.19　实现工作目标程序图

【拓展训练】

利用SmartArt图形中的棱锥图制作人力资源管理的经典激励理论——马斯洛需要层次图，要求效果如图2.20所示。

图2.20　马斯洛需要层次图

操作步骤如下。

（1）启动Word 2010，新建一份空白文档，以“马斯洛需要层次图”为名保存到“E:\公司文档\人力资源部”文件夹中。

（2）单击【插入】→【插图】→【SmartArt】按钮，打开“选择SmartArt图形”对话框。

（3）在“选择SmartArt图形”对话框中选择如图2.21所示的“基本棱锥图”，单击【确定】按钮。

图2.21　选择“基本棱锥图”

（4）此时在文档中出现如图2.22所示的基本棱锥图。

图2.22　插入的基本棱锥图

（5）选中任一形状，单击【SmartArt工具】→【设计】→【创建图形】→【添加形状】按钮，按需要添加相应的形状。

（6）分别在框图中输入图2.20所示的文字内容。

【提示】

由于随着图示形状的添加，位于顶部的形状中的字符将会超出形状。这里可适当地采用一些小技巧来进行处理。如，先在顶端的框中以一个空格字符将占位符占用，然后借助“文本框”工具来输入顶部的“自我实现”，适当地调整文本框位置来适应形状；再将文本框的填充色和线条颜色均设置为“无”。

（7） 单击【SmartArt工具】→【设计】→【SmartArt样式】→【更改颜色】按钮，打开如图2.23所示的下拉列表。选择“彩色”中的第3种颜色“彩色范围-强调文字颜色3至4”，设置整个组织结构图的配色方案。

图2.23　更改棱锥图颜色

（8）单击【SmartArt工具】→【设计】→【SmartArt样式】→【其他】按钮，打开“SmartArt样式”列表，选择“三维”中的“嵌入”选项，对整个组织结构图应用新的样式。

（9）选中棱锥图，设置适当的字体、字号和文字颜色。

（10）调整后的图示如图2.20所示，保存并关闭文件。

【案例小结】

本案例通过制作“公司组织结构图”和“马斯洛需要层次图”等图示介绍了在Word中插入SmartArt图形，编辑和修饰图形的方法。SmartArt图形包括列表、流程图、循环图、层次结构图、关系图、矩阵图和棱锥图等类型。

SmartArt图形可用来说明各种概念性的材料以直观地交流信息，这比纯粹的文字说明更有说服力，也能使文档更加生动。

学习总结

本案例所用软件
案例中包含的知识和技能
你已熟知或掌握的知识和技能
你认为还有哪些知识或技能需要进行强化
案例中可使用的Office技巧
学习本案例之后的体会

2.2　案例7　制作员工基本信息表

【案例分析】

公司员工的基本信息管理是人力资源管理的一项非常重要的工作。制作一份专业、规范的员工基本信息表，有利于收集、整理员工基本信息，也是实现员工信息管理工作的首要任务。本案例介绍利用Word制作员工基本信息表的方法，要求员工基本信息表的效果如图2.24所示。

图2.24　员工基本信息表效果图

【解决方案】

步骤1　新建并保存文档

（1）启动Word 2010，新建一份空白文档。

（2）将创建的新文档以“员工基本信息表”为名保存在“E:\公司文档\人力资源部”文件夹中。

步骤2　设置页面

（1）设置页面纸张大小为A4。

（2）设置纸张方向为纵向，页边距为上、下各2.5 cm，左、右各2 cm。

步骤3　创建表格

（1）输入表格标题“员工基本信息表”，按【Enter】键换行。

（2）插入表格。

① 单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单，从菜单中选择【插入表格】选项，打开“插入表格”对话框。

② 在“插入表格”对话框中设置要创建的表格列数为“7”，行数为“30”，然后单击【确定】按钮，在文档中插入一个空白表格。

【提示】

当表格的行数较多时，可先设置大概的行列数，然后在操作过程中根据需要进行行列的增加和删除。

步骤4　编辑表格

（1）在表格中输入如图2.25所示的内容。

图2.25　员工基本信息表的内容

（2）合并单元格。

① 选定表格第一行（“基本信息”所在行）的所有单元格，如图2.26所示。

图2.26　选定需合并的区域

② 单击【表格工具】→【布局】→【合并单元格】按钮，将选定的单元格合并为1个单元格。

【提示】

若要合并单元格，还可以先选定要合并的单元格，单击鼠标右键，然后从弹出的快捷菜单中选择【合并单元格】命令。

③ 同样，对“学校教育经历”、“在职教育及培训经历”、“工作经历”、“奖惩情况”、“专业特长”及“主要工作业绩”所在的行进行相应的合并操作。

④ 按照如图2.27所示，对表格中其余需要合并的单元格进行合并。

图2.27　合并处理后的表格

（3）在表格中添加“主要社会关系”内容。

① 选中表格最后6行。

② 单击【表格工具】→【布局】→【行和列】→【在上方插入】按钮，在选中的行之前添加6个空行。

③ 按图2.28所示，对添加的行进行拆分和合并，并输入相应的文字。

图2.28　在表格中添加“主要社会关系”内容

步骤5　美化修饰表格

（1）设置表格的行高。

① 选中整个表格。

② 单击【表格工具】→【布局】→【表】→【属性】按钮，打开如图2.29所示的“表格属性”对话框。

【提示】

选择整个表格有以下两种操作方法。

（1）常规的选定方法：按住鼠标左键不放，通过拖曳鼠标进行选择。

（2）将光标置于表格中，在表格左上角将出现“”符号，单击此符号即选中整张表格。

③ 在“表格属性”对话框中单击“行”选项卡，选中“指定高度”选项，将行高设置为“0.8厘米”，如图2.30所示。

图2.29　“表格属性”对话框

图2.30　设置表格行高

（2）设置表格标题格式。

① 选中表格标题“员工基本信息表”。

② 将标题格式设置为黑体、二号、加粗、居中，段后间距1行。

（3）设置表格内文字格式。

① 选中整张表格。

② 将表格内所有文字设置为宋体、小四号。

③ 设置整张表格中所有文字的对齐方式为水平居中。

（4）设置表中各栏目的格式。

① 选中表格中的“基本信息”单元格，将字体设置为“华文行楷”，字号设置为“三号”。

② 单击【表格工具】→【设计】→【表样式】→【底纹】选项，打开如图2.31所示的“底纹颜色”下拉列表。设置单元格底纹为“白色 背景1，深色5%”，设置后效果如图2.32所示。

图2.31　“底纹颜色”下拉列表

图2.32　设置字体和底纹后的效果

③ 用同样的方法将“学校教育经历”、“在职教育及培训经历”、“工作经历”、“主要社会关系”、“奖惩情况”、“专业特长”及“主要工作业绩”所在单元格的字体和底纹设置成相同的格式。

（5）设置文字方向。

① 选定“配偶”单元格。

② 单击【表格工具】→【布局】→【对齐方式】→【文字方向】按钮，将原来默认的横排方向改为竖排文字方向。

③ 用同样的方法将“家庭成员”单元格的文字方向改为竖排。

（6）设置表格边框。

① 选中整个表格。

② 选择【表格工具】→【设计】→【表样式】→【边框】下拉按钮选项，从弹出的菜单中选择【边框和底纹】命令，打开“边框和底纹”对话框。将表格边框设置外边框为1.5磅、内框线为0.75磅，如图2.33所示。

图2.33　“边框和底纹”对话框

步骤6　调整表格整体效果

（1）调整部分单元格的行高和列宽。适当减小“配偶”和“家庭成员”单元格的列宽，使其竖排文字刚好容纳。

（2）使用手动调整方式增加“奖惩情况”、“专业特长”及“主要工作业绩”下方的内容单元格行高，以增加预留空间。

（3）根据单元格中文本的实际情况，适当地对整个表格做一些调整，一份专业而规范的员工基本信息表就制作完成了。

（4）保存美化后的表格。

【拓展案例】

1．制作员工培训计划表，要求效果如图2.34所示。

图2.34　员工培训计划表

2．制作公司应聘人员登记表，要求效果如图2.35所示。

图2.35　公司应聘人员登记表

3．制作员工面试表，要求效果如图2.36所示。

图2.36　员工面试表

4．制作员工工作业绩考核表，要求效果如图2.37所示。

图2.37　员工工作业绩考核表

【拓展训练】

利用Word表格制作一份如图2.38所示的员工工作态度评估表。

图2.38　员工工作态度评估表

操作步骤如下。

（1）启动Word 2010，新建一个空白文档，以“员工工作态度评估表”为名保存在“E:\公司文档\人力资源部”文件夹中。

（2）输入表格标题文字“员工工作态度评估表”。

（3）单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单，从菜单中选择【插入表格】选项，打开“插入表格”对话框，插入一个6列、10行的表格。

（4）根据图2.39所示输入表格中的数据。

图2.39　员工工作态度评估表原始数据

（5）计算平均分。

① 将光标置于第二行的“平均分”列单元格中，单击【表格工具】→【布局】→【数据】→【公式】按钮，打开如图2.40所示的“公式”对话框。

② 在“公式”框中输入计算平均分的公式或从“粘贴函数”列表中选择需要的函数，输入参与计算的单元格，再在“编号格式”组合框中输入“0.0”的格式，将计算结果设置为1位小数，如图2.41所示，最后单击【确定】按钮。

图2.40　“公式”对话框

图2.41　在“公式”对话框中输入所需函数

【提示】

在公式或函数中一般引用单元格的名称来表示参与运算的参数。单元格名称的表示方法是：列标采用字母A、B、C……表示，行号采用数字1、2、3……表示。因此，若表示第二列第三行的单元格时，其名称为“B3”。

（6）依次计算出其他行的平均分。

（7）设置表格标题的格式。

① 选中表格标题“员工工作态度评估表”。

② 将其设置为黑体、二号、加粗、居中，段后间距为1行。

（8）添加斜线表头。

① 将光标置于表格中第一行第一列的单元格中。

② 首先输入“时间”，按【Enter】键后，再输入“姓名”。

③ 设置“时间”文本为“右对齐”，“姓名”为“左对齐”。

（9）设置表格边框。

① 选定整个表格，设置表格的边框为外粗内细的边框线。

② 添加斜线表头框线。将鼠标指针移至表头单元格左侧，当鼠标指针变成“”形状时，单击选中该单元格。再单击【表格工具】→【设计】→【表格样式】→【边框】按钮，打开“边框和底纹”对话框。选择0.75磅的单实线，单击按钮，为该单元格加上斜线。

【提示】

绘制斜线表头的操作方法如下。

（1）通过设置表格边框添加斜线表头。将光标定位于要添加斜线表头的单元格，单击【表格工具】→【设计】→【表格样式】→【边框】→【斜线框线】或【斜上框线】按钮。

（2）通过“绘制表格”工具绘制斜线表头。单击【表格工具】→【设计】→【绘图边框】→【绘制表格】按钮，当鼠标指针变为铅笔形状时，绘制斜线。

（3）通过插入形状绘制斜线表头。单击【插入】→【插图】→【形状】→【直线】按钮，可绘制单斜线或多斜线的表头。

（10）将表格中除斜线表头外的其他单元格的内容对齐方式设置为“水平居中”。

（11）适当地对整个表格做一些调整后，就完成了如图2.38所示的“员工工作态度评估表”。

【提示】

用Word制作表格时，当表格中的数据量较大时，表格长度往往会超过一页。Word提供了重复标题行的功能，即让标题行反复出现在每一页表格的首行或数行，这样便于表格内容的理解，也能满足某些时候表格打印的要求。操作方法如下。

① 选择一行或多行标题行，选定内容必须包括表格的第一行。

② 单击【表格工具】→【布局】→【数据】→【重复标题行】按钮。

【注意】

要重复的标题行必须是该表格的第一行或开始的连续数行，否则【重复标题行】按钮将处于禁止状态。在每一页重复出现表格的表头，给阅读、使用表格带来了很大方便。

【小知识】

对于已经编辑好的Word文档来说，如果想把文本转换成表格的形式，或者想把表格转换成文本，也很容易实现。

（1）文字转换成表格。

通常在制作表格时，都是采用先绘制表格再输入文字的方法来产生表格。也可先输入文字再利用Word提供的表格与文字之间的相互转换功能将文字转换成表格。

① 插入分隔符 (分隔符：将表格转换为文本时，用分隔符标识文字分隔的位置，或在将文本转换为表格时，用其标识新行或新列的起始位置，例如逗号或制表符)，以指示将文本分成列的位置。使用段落标记指示要开始新行的位置，如图2.42或图2.43所示。

图2.42　使用逗号作为分隔符

图2.43　使用制表符作为分隔符

② 选择要转换为表格的文本。

③ 单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单。从菜单中选择【文本转换为表格】命令，打开如图2.44所示的“将文字转换成表格”对话框。

图2.44　“将文字转换成表格”对话框

④ 在“将文字转换成表格”对话框的“文字分隔位置”下，单击要在文本中使用的分隔符对应的选项。

⑤ 在“列数”框中选择列数。

如果未看到预期的列数，则可能是文本中的一行或多行缺少分隔符。这里的行数由文本的段落标记决定，因此为默认值。

⑥ 选择需要的任何其他选项，然后单击【确定】按钮，可将文本转换成如图2.45所示的表格。

（2）表格转换成文本。

① 选择要转换成文本的表格。

② 单击【表格工具】→【布局】→【数据】→【转换为文本】按钮，打开如图2.46所示的“表格转换成文本”对话框。

图2.45　由文本转换成的表格

图2.46　“表格转换成文本”对话框

③ 在“文字分隔符”下，单击要用于代替列边界的分隔符对应的选项，表格各行默认用段落标记分隔。然后单击【确定】按钮即可将表格转换成文本。

【案例小结】

本案例通过制作“员工基本信息表”、“员工培训计划表”、“公司应聘人员登记表”、“员工面试表”、“员工工作业绩考核表”、“员工工作态度评估表”等人力资源部门的常用表格，讲解了Word中表格的创建和插入、设置表格的行高和列宽、插入和删除表格等基本操作，同时介绍了斜线表头的绘制、表格数据的计算处理。此外，还介绍了表格中单元格的合并和拆分、表格内字符的格式化处理、表格的边框和底纹设置等美化和修饰操作。

学习总结

本案例所用软件
案例中包含的知识和技能
你已熟知或掌握的知识和技能
你认为还有哪些知技能需要强化
案例中可使用的Office技巧
学习本案例之后的体会

2.3　案例8　制作劳动用工合同

【案例分析】

劳动用工合同是劳动者和用工单位之间签订的书面合同。它用于明确用工单位和受雇者双方的权利和义务，实行责、权、利相结合的原则。本案例将利用Word文档制作通用的劳动用工合同文书，要求效果如图2.47所示。

图2.47　“劳动合同书”效果图

【解决方案】

步骤1　打开并另存文档

（1）打开“E:\公司文档\人力资源部\素材”文件夹中的“劳动合同书（原文）.docx”文档。

（2）单击【文件】→【另存为】命令，打开“另存为”对话框。将文件以“劳动合同书”为名、以“Word 模板”为保存类型，保存在“E:\公司文档\人力资源部”文件夹中，如图2.48所示。

图2.48　“另存为”对话框

步骤2　应用“标题3”样式

（1）按住【Ctrl】键，依次选中文档中的一级标题，如图2.49所示。

图2.49　选中所有的一级标题

（2）单击【开始】→【样式】按钮，打开如图2.50所示的“样式”任务窗格，其中显示了当前文档中的样式。

（3）显示所有样式。单击图2.50所示的“样式”窗格中的“选项”，打开“样式窗格选项”对话框。从“选择要显示的样式”下拉列表中选择“所有样式”，如图2.51所示。

图2.50　“样式”窗格

图2.51　“样式窗格选项”对话框

（4）单击【确定】按钮，将在“样式”窗格中显示Word提供的所有样式，如图2.52所示。

（5）单击“样式”窗格中的“标题3”，使所有选中的内容应用“标题3”的样式，如图2.53所示。

图2.52　显示所有样式的“样式”窗格

图2.53　应用样式“标题3”后的标题文本

【提示】

选择【开始】→【样式】选项中的“样式”列表，也可为选中的内容设置样式。

步骤3　修改并应用“标题1”样式

（1）用鼠标指向“样式”窗格中的“标题1”，然后单击其右侧的下拉按钮，弹出如图2.54所示的菜单。

（2）单击【修改】命令，打开“修改样式”对话框。在该对话框中可对“标题1”样式的字体、段落等进行修改。在此，将其字体设置为黑体、初号、加粗、居中，如图2.55所示，然后单击【确定】按钮。

图2.54　修改“标题1”样式

图2.55　“修改样式”对话框

（3）选中文档标题“劳动合同书”，从“样式”窗格中单击修改后的“标题1”，将该样式应用于文档标题。

步骤4　制作合同封面

（1）在标题“劳动合同书”前键入一行空行。

（2）分别在“甲方”、“乙方”以及“××市劳动和社会保障局监制”之前键入两行空行。

（3）将“甲方……”至“××市劳动和社会保障局监制”之前的段落设置为2倍行距，并增加该部分的段落缩进量。

（4）将“××市劳动和社会保障局监制”和“__年__月__日”两行设置为居中，并设置段前间距1行。

步骤5　插入分页符

（1）将光标置于“根据《中华人民共和国劳动法》”文本之前。

（2）单击【页面布局】→【页面设置】→【分隔符】按钮，打开如图2.56所示的“分隔符”下拉菜单。选择“分页符”选项，将光标之后的文本分隔到下一页，生成的劳动合同书封面如图2.57所示。

图2.56　“分隔符”下拉菜单

图2.57　生成的“劳动合同书”封面

步骤6　设置正文其他格式

（1）选中正文中除标题行外的其他段落，将其设置为“首行缩进”“2字符”。

（2）将文档中的“第一条”字符设置为宋体、五号、加粗。

（3）选中设置格式后的“第一条”字符，单击【开始】选项卡，然后双击“剪贴板”工具栏上的【格式刷】按钮，分别将该样式复制给文档中的其他“第×条”字符。

步骤7　设置合同落款格式

（1）在落款的“甲方（盖章）”之前加入两行空行，使其与正文有间隔。

（2）选中文档的末尾，即从“甲方（盖章）”到“年月__日”，将其设置为1.5倍行距。

（3）保存并关闭文档。

【拓展案例】

1．制作人事录用通知书，要求效果如图2.58所示。

2．制作培训合约，要求效果如图2.59所示。

图2.58　人事录用通知书

图2.59　培训合约

3．制作部门岗位责任书，要求效果如图2.60所示。

4．制作担保书，要求效果如图2.61所示。

图2.60　部门岗位责任书

图2.61　担保书

【拓展训练】

利用Word制作“业绩报告”模板，并利用模板制作一份“2013年度物流部门业绩报告”，如图2.62所示。

操作步骤如下。

图2.62　“业绩报告”效果

（1）启动Word 2010。

（2）制作“业绩报告”模板。

① 单击【文件】→【新建】命令，打开如图2.63所示的“新建”界面。

图2.63　“新建”界面

② 在“新建”界面中间窗格的“可用模板”列表中选择“样本模板”，在“样本模板”列表中会显示出如图2.64所示的模板文件，选择“平衡报告”。

【提示】

若使用的计算机连接了Internet，在使用模板时，可选择“Office.com模板”，使用在线方式下载相关的模板。

③ 在右侧的窗格中选择【模板】单选按钮，再单击【创建】按钮，便以“平衡报告”模板为基准创建了一个模板。接下来修改其中的文字和样式，从而得到适合自己需要的模板。

图2.64　样本模板

④ 修改模板文字内容。在“键入文档标题”处输入“业绩报告”，在“键入文档副标题”处输入“××年度××部门业绩报告”。这样，第二页中的标题也随之更改，以后用此模板新建文档时就不必再重新输入了。

⑤ 在第一页下方 “键入公司名称”处输入公司名称“科源有限公司”。

⑥ 删除第一页下方的“选取日期”和“作者”两行，并将第二页中的“键入报告正文”部分的文本内容删除，完成后的效果如图2.65所示。

图2.65　模板的初步效果

（3）利用“样式”进一步修改模板，以满足公司企业对文档外观的需要。

① 单击【开始】→【样式】按钮，打开“样式”窗格。

② 新建“封面标题”样式并应用于封面标题“业绩报告”。从“样式”窗格中单击【新建样式】按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框。以“标题”为基准样式新建“封面标题”样式，将封面标题的样式设置为黑体、初号、加粗、居中、白色、字符间距加宽量为5磅，段前、段后间距各为3行，如图2.66所示；选中封面标题“业绩报告”，并将新建好的“封面标题”样式应用于“业绩报告”文字。

图2.66　创建新样式“封面标题”

③ 新建“封面副标题”样式并应用于封面副标题“××年度××部门业绩报告”。类似于“封面标题”样式的创建，以“副标题”为基准样式新建“封面副标题”样式，将封面副标题的样式设置为宋体、一号、加粗、居中、段前间距2行；选中封面副标题“××年度××部门业绩报告”，并将新建好的“封面副标题”样式应用于“××年度××部门业绩报告”文字。

④ 新建样式“公司名”并应用于封面中的公司名称“科源有限公司”。类似于“封面标题”样式的创建，以“正文”为基准样式新建“公司名”样式，将“公司名”的样式修改为宋体、二号、加粗、居中；选中封面中的公司名称“科源有限公司”，并将新建好的“公司名”样式应用于“科源有限公司”文字。

（4）以“公司业绩报告”为名保存所做的模板。

① 单击【文件】→【保存】命令，打开“另存为”对话框。将文档以“Word模板”为保存类型、“公司业绩报告”为名保存到默认的模板文件路径C:\Users\××（用户账号）\AppData\

Roaming\Microsoft\Templates文件夹中。

② 单击【保存】按钮保存模板文件，然后退出Word程序。

【提示】

Word 2010用户创建模板的默认保存位置与使用的操作系统有关。若在Windows XP操作系统中，模板文件的保存路径为C:\Documents and Settings\××（用户账号）\Application Data\Microsoft\Templates文件夹；Windows 7操作系统中，模板文件的保存路径为C:\Users\××（用户账号）\AppData\Roaming\Microsoft\Templates文件夹。当然，也可以把自己创建的模板保存到其他位置，但是建议保存在这个默认位置，因为保存在这里的模板会在“模板”对话框的“我的模板”对话框中显示，以后利用该模板新建文档时方便选用。

（5）应用“公司业绩报告”模板创建业绩报告。

① 启动Word 2010。

② 单击【文件】→【新建】命令，打开“新建”界面，在“可用模板”窗格的“模板”列表中选择“我的模板”，打开“新建”对话框。

③ 该对话框中显示如图2.67所示的模板文件，选择“公司业绩报告”，然后选中“新建”区的【文档】单选按钮，再单击【确定】按钮。

图2.67　选择自己创建的“公司业绩报告”模板

④ 创建2013年度物流部门业绩报告。

⑤ 以“2013年度物流部门业绩报告”为名将新建的Word文档保存在“E:\公司文档\人力资源部”文件夹中。

【案例小结】

本案例通过制作“劳动用工合同”、“公司业绩报告”等人力资源管理部门的常用文档，介绍了Word模板的基本创建、编辑和文本的格式化处理等基本操作，同时讲解了利用样式、模板、格式刷等对文档进行修饰处理的方法。

此外，通过“人事录用通知书”、“培训合约”、“部门岗位责任书”、“担保书”、“业绩报告”等多个拓展案例，可以让读者举一反三，掌握Word在人力资源管理中的应用。

学习总结

本案例所用软件
案例中包含的知识和技能
你已熟知或掌握的知识和技能
你认为还有哪些知识或技能需要强化
案例中可使用的Office技巧
学习本案例之后的体会

2.4　案例9　制作员工培训讲义

【案例分析】

企业对员工的培训是人力资源开发的重要途径。通过对员工培训不仅能提高员工的思想认识和技术水平，也有助于培养公司员工的团队精神，增强员工的凝聚力和向心力，满足企业发展对高素质人才的需要。本案例运用PowerPoint制作培训讲义，以提高员工培训的效果。员工培训讲义效果图如图2.68所示。

图2.68　员工培训讲义效果图

【解决方案】

步骤1　新建并保存文档

（1）启动PowerPoint 2010，新建一份空白演示文稿，出现一张“标题幻灯片”版式的幻灯片，如图2.69所示。

图2.69　新建空白演示文稿

（2）将演示文稿按文件类型“演示文稿”，以“新员工培训”为名保存在“E:\公司文档\人力资源部”文件夹中。

步骤2　应用幻灯片主题

（1）单击【设计】→【主题】→【其他】按钮，打开如图2.70所示的“主题”下拉菜单。

图2.70　“主题”下拉菜单

（2）在PowerPoint的内置主题列表中单击“聚合”主题，将选中的主题应用到幻灯片中。图2.71所示为应用“聚合”主题后的幻灯片效果。

图2.71　应用“聚合”主题后的幻灯片效果

【提示】

使用主题 可以简化专业设计师水准的演示文稿的创建过程。应用幻灯片主题不仅可以在 PowerPoint 中使用主题颜色、字体和效果，也可以使演示文稿具有统一的风格。应用幻灯片主题可在幻灯片编辑前进行，也可在编辑完幻灯片内容后再应用。

步骤3　编辑培训讲义

（1）制作第一张幻灯片。

① 单击“单击此处添加标题”占位符，输入标题“新员工培训”，并将其字体设置为隶书、72磅、居中。

② 单击“单击此处添加副标题”占位符，输入副标题“——职业素质篇”，并将其字体设置为“楷体”、32磅。

（2）制作第二张幻灯片。

① 单击【开始】→【幻灯片】→【新建幻灯片】按钮，插入一张版式为“标题和内容”的新幻灯片，如图2.72所示。

② 单击【开始】→【幻灯片】→【版式】选项，打开如图2.73所示的幻灯片版式列表。在“Office主题”列表中选择“两栏内容”版式，将插入的新幻灯片应用选择的版式，如图2.74所示。

图2.72　插入版式为“标题和内容”的新幻灯片

图2.73　幻灯片版式列表

图2.74　应用“两栏内容”版式

【提示】

插入新幻灯片时，单击【开始】→【幻灯片】→【新建幻灯片】下拉按钮，可打开如图2.75所示的“新幻灯片”下拉菜单，从中也可选择需要的版式。

③ 在幻灯片的标题中输入“欢迎加入科源公司”以及“WELCOME　TO KEYUAN”文本。

④ 在左侧的内容框中输入如图2.76所示的文本。

图2.75　“新幻灯片”下拉菜单

图2.76　第二张幻灯片的标题和文本

⑤ 在右侧的内容框中单击“剪贴画”，打开如图2.77所示的“剪贴画”任务窗格。在“搜索文字”文本框中输入关键字“帆船”后，单击【搜索】按钮，搜索出如图2.78所示的关于帆船的剪贴画。单击需要的剪贴画，将选择的剪贴画插入右侧的内容框中。

图2.77　“剪贴画”任务窗格

图2.78　搜索到“帆船”的剪贴画

⑥ 对幻灯片中的字体、颜色等进行适当的设置，取消左侧文本的项目符号，再适当地调整剪贴画的位置和大小，完成如图2.79所示的第二张幻灯片。

图2.79　第二张幻灯片效果图

（3）制作第三张新幻灯片。创建如图2.80所示的演示文稿第三张幻灯片。

（4）制作第四张新幻灯片。利用SmartArt图形创建如图2.81所示的演示文稿第四张幻灯片。

（5）制作第五张新幻灯片。利用SmartArt图形创建如图2.82所示的演示文稿第五张幻灯片。

图2.80　演示文稿第三张幻灯片

图2.81　演示文稿第四张幻灯片

（6）制作第六张新幻灯片。插入一张“空白”版式的幻灯片，在幻灯片中插入一个文本框，输入文本“成功从这里开始！”，将文本字体设置为华文行楷、75磅、倾斜、下画线、红色。在文字左侧插入一幅图片，如图2.83所示。至此，幻灯片的内容就制作完毕。

图2.82　演示文稿第五张幻灯片

图2.83　演示文稿第六张幻灯片

步骤4　修饰培训讲义

（1）设置背景样式。

① 选择【设计】→【背景】→【背景样式】选项，打开如图2.84所示的“背景样式”下拉菜单。

图2.84　“背景样式”下拉菜单

② 从样式列表中单击“样式9”，将选中的样式应用到所有幻灯片中。

【提示】

设置背景样式时，若只想将选定的样式应用于所选幻灯片中，可右击该样式，弹出如图2.85所示的快捷菜单，选择【应用于所选幻灯片】选项即可。

（2）插入幻灯片编号。

① 单击【插入】→【文本】→【幻灯片编号】按钮，打开如图2.86所示的“页眉和页脚”对话框。

② 选择“幻灯片”选项卡，选中其中的【幻灯片编号】和【标题幻灯片中不显示】两项，然后单击【全部应用】按钮，在幻灯片中插入幻灯片编号。

图2.85　设置背景样式快捷菜单

图2.86　“页眉和页脚”对话框

（3）设置幻灯片内容格式。

① 将第三、四、五张幻灯片的标题格式设置为华文行楷、48磅、居中。

② 将第四张幻灯片中的SmartArt图形的颜色更改为“彩色范围-强调文字颜色3至4”，SmartArt样式为“强烈效果”。

③ 将第五张幻灯片中的SmartArt图形的颜色更改为“彩色-强调文字颜色”，SmartArt样式为“嵌入”。

步骤5　设置幻灯片放映效果

（1）设置幻灯片动画效果。

① 选择第一张幻灯片，选中标题文本“新员工培训”，单击【动画】→【动画】→【其他】按钮，打开如图2.87所示的“动画”样式列表。

图2.87　“动画”样式列表

② 单击“进入”中的“形状”效果，为标题添加进入动画效果“形状”。

【提示】

（1）PowerPoint提供对象进入、强调及退出的动画效果，此外还可设置动作路径，将对象动画按设定路径进行展现。

（2）如需要设置其他进入动画效果，单击如图2.87所示的“动画”样式列表中的【更多进入效果】命令，打开如图2.88所示的“更多进入效果”对话框；单击【更多强调效果】命令，可打开如图2.89所示的“更多强调效果”对话框；单击【更多退出效果】命令，可打开如图2.90所示的“更多退出效果”对话框；单击【其他动作路径】命令，可打开如图2.91所示的“更多动作路径”对话框。

图2.88　“更多进入效果”对话框

图2.89　“更多强调效果”对话框

图2.90　“更多退出效果”对话框

图2.91　“更多动作路径”对话框

③ 单击【动画】→【动画】→【效果选项】按钮，打开 “效果选项”列表，从列表中选择形状为 “菱形”。

④ 设置动画速度。设置【动画】→【计时】→【持续时间】为“1”秒（快速）。

⑤ 同样，选中幻灯片副标题，将其进入效果设置自左侧擦除，速度为中速（2秒）。

⑥ 选中其他幻灯片中的对象，为其定义适当的动画效果。

（2）设置幻灯片切换效果。

① 选中演示文稿中的任意一张幻灯片，选择【动画】→【切换到此幻灯片】→【其他】按钮，打开如图2.92所示的“幻灯片切换效果”下拉列表。

图2.92　“幻灯片切换效果”下拉列表

② 从“华丽型”列表中选择“立方体”。

③ 选择【动画】→【切换到此幻灯片】选项，设置切换持续时间为“1.5秒”，再将“换片方式”设置为“单击鼠标时”。

④ 单击【全部应用】按钮，将选择的幻灯片切换效果应用于所有幻灯片。

（3）设置演示文稿的放映。

① 选择【幻灯片放映】→【设置幻灯片放映】选项，打开如图2.93所示的“设置放映方式”对话框。

图2.93　“设置放映方式”对话框

② 对幻灯片的放映方式进行设置。设置放映类型为“演讲者放映（全屏幕）”，换片方式为“手动”。

（4）放映幻灯片。演示文稿设置完毕，选择【幻灯片放映】→【开始放映幻灯片】→【从头开始】或者【从当前幻灯片开始】选项，可进入幻灯片放映视图，观看幻灯片。

（5）保存演示文稿后关闭PowerPoint程序。

【提示】

若用户需要将演示文稿直接用于播放，也可将文件类型保存为“PowerPoint放映”格式，即文件以“.ppsx”格式保存。但需注意的是，“PowerPoint放映”格式的演示文稿不能再进行编辑。

【拓展案例】

1．制作公司年度工作总结演示文稿，要求效果如图2.94所示。

图2.94　公司年度工作总结演示文稿

2．制作述职报告演示文稿，要求效果如图2.95所示。

图2.95　述职报告演示文稿

【拓展训练】

利用PowerPoint制作“职位竞聘演示报告”，用于职位竞聘时播放，如图2.96所示。

图2.96　“职位竞聘演示报告”效果

操作步骤如下。

（1）启动PowerPoint 2010，新建一份空白演示文稿，出现一张“标题幻灯片”版式的幻灯片，以“职位竞聘演示报告”为名保存在“E:\公司文档\人力资源部”文件夹中。

（2）单击“单击此处添加标题”文本框，输入标题“市场部主管”，并将其字体设置为宋体、60磅、加粗、居中。

（3）单击“单击此处添加副标题”文本框，输入副标题“——职位竞聘”，并将其字体设置为华文行楷、32磅、右对齐，如图2.97所示。

（4）单击【开始】→【幻灯片】→【新建幻灯片】按钮，插入一张版式为“标题和文本”的新幻灯片，在右侧的“幻灯片版式”列表中选择“两栏内容”版式，新插入的幻灯片就套用了该版式。

（5）在该幻灯片的相应位置上分别制作如图2.98所示的内容，并对字体、颜色等进行适当的设置。

图2.97　第一张幻灯片

图2.98　第二张幻灯片

（6）插入新的幻灯片，创建第三、四张幻灯片，如图2.99和图2.100所示。

图2.99　第三张幻灯片

图2.100　第四张幻灯片

（7）选中第四张幻灯片，单击【开始】→【剪贴板】→【复制】按钮，再单击【粘贴】按钮，将第四张幻灯片复制一份。

（8）在复制出来的第五张幻灯片中编辑如图2.101所示的内容，重新插入所需的图片，并移动、调整文本框和剪贴画的位置。

（9）最后，插入一张版式为“空白”的幻灯片，在幻灯片中插入艺术字“谢谢！”，并适当地调整艺术字的大小和位置，如图2.102所示。

图2.101　第五张幻灯片

图2.102　第六张幻灯片

（10）设计幻灯片母版。

① 单击【视图】→【演示文稿视图】→【幻灯片母版】选项，切换到“幻灯片母版”视图，如图2.103所示。

图2.103　“幻灯片母版”视图

② 在“标题幻灯片”版式中插入两个菱形和一条直线，并适当地设置它们的格式，将这三个图形进行组合后，移至如图2.104所示的位置。

③ 复制标题幻灯片母版中的自绘图形，单击窗口左侧的“标题和内容”幻灯片版式，将复制的自绘图形粘贴至如图2.105所示的位置。

图2.104　在“标题幻灯片”版式中插入图形

图2.105　在“标题和内容”版式中插入图形

④ 单击【幻灯片母版】→【关闭】→【关闭母版视图】选项，返回普通视图。

（11）分别为幻灯片中的对象设置适当的动画效果。

（12）将演示文稿中的幻灯片切换方式设置为垂直“百叶窗”的效果。

（13）保存演示文稿。

（14）观看幻灯片放映，浏览所创建的演示文稿。

【案例小结】

本案例以制作“员工培训讲义”、“公司年度工作总结”、“述职报告”和“职位竞聘演示报告”等常见的幻灯片演示文稿为例，讲解了利用PowerPoint创建和编辑演示文稿、复制和移动幻灯片等相关操作，然后介绍了利用模板和幻灯片母版对演示文稿进行美化和修饰的操作方法。

幻灯片演示文稿的另外一个重要功能是实现了演示文稿的动画播放。本案例通过介绍演示文稿中对象的进入动画，讲解了自定义动画方案、幻灯片切换以及幻灯片播放等知识。

学习总结

本案例所用软件
案例中包含的知识和 技能
你已熟知或掌握的知识和技能
你认为还有哪些知 识或技能需要强化
案例中可使用的 Office技巧
学习本案例之后的 体会

2.5　案例10　制作员工人事档案和工资管理表

【案例分析】

人事档案、工资管理是企业人力资源部门的主要工作之一。它涉及对企业所有员工的基本信息、基本工资、津贴、薪级工资等数据进行整理分类、计算以及汇总等比较复杂的处理。在本案例中，使用Excel可以使管理变得简单、规范，并且提高工作效率。

【解决方案】

步骤1　新建并保存文档

（1）启动Excel 2010，新建一份工作簿。

（2）将文件以“Excel工作簿（.xlsx）”为类型、“员工人事档案和工资管理表”为名保存在“E:\公司文档\人力资源部”文件夹中。

步骤2　编辑“员工档案”表

（1）重命名工作表。

① 选中工作表Sheet1。

② 单击【开始】→【单元格】→【格式】按钮，从打开的下拉菜单中选择【重命名工作表】命令，输入新的工作表名称“员工档案”，按【Enter】键。

【提示】

工作表重命名的方法还有下面两种。

① 选中要重命名的工作表，右击工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择【重命名】命令，输入新的工作表名称，按【Enter】键确认。

② 双击工作表标签，输入新的工作表名称，按【Enter】键确认。

（2）输入员工档案数据。在“员工档案”工作表中输入如图2.106所示的员工人事基本信息数据。

图2.106　公司人事档案管理表

【提示】

关于数据的录入技巧有以下几个。

① “序号”录入。对于连续的序列填充，可首先输入序号“1”、“2”，然后选中填有“1”、“2”的两个单元格，拖动填充句柄进行填充；或者，先输入数字序号“1”，然后选定填有“1”的单元格，先按住【Ctrl】键，再拖动填充句柄进行填充。

② “部门”、“职称”、“学历”、“性别”等列的录入。由于需要在多个区域输入同一数据（例如，在同一列的不同单元格中输入性别“男”），可以一次性输入：在按住【Ctrl】键的同时，分别点选需要输入同一数据的多个单元格区域，然后直接输入数据，输入完成后，按下【Ctrl】+【Enter】组合键确认即可。

（3）添加“年龄”列。

① 选中H列。

② 选择【开始】→【单元格】→【插入】按钮，从打开的菜单中选择【插入工作表列】选项，在H列上插入一个空列，原来H列的数据右移。

③ 单击H3单元格，输入“年龄”文本。

（4）计算员工年龄。

① 选择H4单元格，输入年龄的计算公式“ = year(today())-year(K4)”，再按下【Enter】键。其中“year(today())”表示取当前系统日期的年份，“year(K4)”表示对出生日期取年份，两者之差即为员工年龄。

【提示】

若年龄的计算结果不是一个常规数据，而是一个日期数据，则可选择【开始】→【数字】→【数字格式】下拉按钮选项，从下拉列表中选择“常规”选项。

② 填充其他员工的年龄。选中H4单元格，拖动单元格右下角的填充句柄进行自动填充，计算出所有员工的年龄。

步骤3　编辑“员工工资”表

（1）复制“序号”、“姓名”、“部门”及“基本工资”数据。

① 选中“员工档案”工作表中的“A3:C33”以及“N3:N33”单元格。

② 单击【开始】→【剪贴板】→【复制】按钮。

③ 选择Sheet2工作表中的A1单元格，然后单击【开始】→【剪贴板】→【粘贴】按钮，将选中的内容复制到Sheet2工作表中。

【提示】

单击【开始】→【剪贴板】→【粘贴】下拉按钮，打开“粘贴”下拉菜单，可见如图2.107所示的粘贴选项。可从中选择需要粘贴的内容，也可单击【选择性粘贴】命令，弹出如图2.108所示的“选择性粘贴”对话框，可根据需要选择相应的粘贴选项进行粘贴。

图2.107　“粘贴”下拉菜单

图2.108　“选择性粘贴”对话框

（2）添加行。

① 选中Sheet2工作表的第1、2行。

② 单击【开始】→【单元格】→【插入】按钮，在Sheet2工作表最上方插入两行空行。

③ 在A1中输入“公司员工工资管理表”。

（3）重命名Sheet2工作表。双击Sheet2工作表标签，输入“员工工资”后按【Enter】键，将工作表Sheet2重命名为“员工工资”。

（4）构建“员工工资”表。

① 在“员工工资”表的E3、F3和G3单元格中，分别输入“薪级工资”、“津贴”和“应发工资”。

② 在“薪级工资”一列中输入如图2.109所示的数据。

图2.109　“员工工资”表

③ 计算“津贴”数据。这里，津贴的值为“基本工资”的30%。单击F4单元格，输入“ = D4*0.3”，按下【Enter】键，再利用自动填充的方法计算出其他员工的津贴。

④ 计算“应发工资”。单击选中G4单元格，然后单击【开始】→【编辑】→【∑自动求和】按钮，在单元格中出现如图2.110所示的公式，按【Enter】键，可计算出“应发工资”数据，利用自动填充计算出其他员工的应发工资。

图2.110　计算“应发工资”

步骤4　设置“员工档案”表格式

（1）设置表格标题格式。

① 切换到“员工档案”工作表。

② 选定A1:N1单元格区域，单击【开始】→【对齐方式】→【合并后居中】按钮，将选定的单元格合并，并将对齐方式设置为居中。

【提示】

合并单元格的操作也可以先选定要合并的单元格，然后单击【开始】→【单元格】→【格式】按钮，打开“格式”下拉菜单。选择【设置单元格格式】命令，打开“设置单元格格式”对话框。切换到“对齐”选项卡，选中“文本控制”中的【合并单元格】复选框，如图2.111所示。

图2.111　“设置单元格格式”对话框

③ 将标题格式设置为黑体、20磅、深蓝色。

（2）为数据区域套用格式。

① 选中A3:N33单元格区域。

② 选择【开始】→【样式】→【套用表格格式】选项，打开如图2.112所示的“套用表格格式”列表。选择格式“表样式中等深浅 11”，弹出如图2.113所示的“套用表格式”对话框。在“表数据的来源”文本框中自动输入选定的表格区域，单击【确定】按钮，将为表格套用表格式，如图2.114所示。

图2.112　“套用表格格式”列表

图2.113　“套用表格式”对话框

图2.114　套用表格式后的表格

【提示】

① 套用表格式后，选择【表工具】→【设计】→【表样式选项】，在其中可以通过选中或取消选中不同的复选框设置表格的各种显示效果。

② 套用表格式后将出现自动筛选按钮，若不想显示此按钮，可选择【开始】→【编辑】→【排序和筛选】选项，从打开的下拉菜单中单击【筛选】选项，取消筛选。

【注意】

由于Excel 2010套用表格式过程中自动嵌套了“创建列表”的功能，如图2.115所示，在编辑栏的名称框列表中可见已创建了“表1”。

图2.115　套用表格式后自动创建列表

套用表格式后，若想使表格除了套用的格式外，还具备普通区域的功能（如“分类汇总”），需将套用了表格式的表格转换为区域后则为普通数据区域。

③ 选中A3:N33套用了表格式的单元格区域，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择【表格】→【转换为区域】命令，弹出如图2.116所示的提示框，单击【是】按钮，将列表转换为普通数据区域。

（3）设置数据区域边框。

① 选中A3:N33单元格区域，单击【开始】→【单元格】→【格式】按钮，打开如图2.117所示的“格式”下拉菜单。选择【设置单元格格式】命令，打开“设置单元格格式”对话框。切换到“边框”选项卡，为表格设置内细外粗的边框线，如图2.118所示。

图2.116　“是否将表转换为普通区域”提示

图2.117　“格式”下拉菜单

图2.118　设置单元格区域的边框

② 将表中A3:N3单元格的标题文字设置为水平居中。

③ 将序号、学历、年龄、性别、籍贯、婚否列的数据区域对齐方式设置为水平居中，设置后的格式如图2.119所示。

图2.119　设置完成后的“员工档案”表

步骤5　设置“员工工资”表格式

（1）设置“员工工资”表的标题格式。

① 选中A1:G1单元格区域，单击【开始】→【对齐方式】→【合并后居中】按钮，将表格标题合并后居中对齐。

② 选中将表格标题“公司员工工资管理表”单元格，单击【开始】→【样式】→【单元格样式】按钮，打开如图2.120所示的“单元格样式”列表，选择“标题”样式。

图2.120　“单元格样式”列表

（2）为“员工工资”表数据区域添加如图2.121所示的边框和底纹。

（3）保存所做的文件。

图2.121　设置完成后的“员工工资”表

步骤6　导出“员工工资”表的数据

为方便财务部进行工资的核算而不必重新输入数据，这里将生成的员工工资数据导出备用。

（1）选中“员工工资”工作表。

（2）单击【文件】→【另存为】命令，打开“另存为”对话框。

（3）将文件的保存类型设置为“CSV（逗号分隔）”类型，以“员工工资”为名保存在“E:\公司文档\人力资源部”文件夹中，如图2.122所示。

图2.122　“另存为”对话框

【提示】

.xlsx文件是Microsoft Excel 2010表格的文件格式。CSV（Comma Separated Value）是最通用的一种文件格式，它可以非常容易地被导入各种PC表格及数据库中。这种文件格式经常用来作为不同程序之间的数据交互的格式。

CSV(*.csv) 文件格式只能保存活动工作表中的单元格所显示的文本和数值。工作表中所有的数据行和字符都将保存。数据列以逗号分隔，每一行数据都以回车符结束。如果单元格中包含逗号，则该单元格中的内容以双引号引起。如果单元格显示的是公式而不是数值，该公式将转换为文本方式，所有格式、图形、对象和工作表的其他内容将全部丢失，欧元符号将转换为问号。

.csv是逗号分隔的文本文件，可以用文本编辑器和电子表格（如Excel）等打开；.xlsx是Excel专用格式，只能用Excel打开。

（4）单击【保存】按钮，弹出如图2.123所示的提示框。

图2.123　保存为“CSV（逗号分隔）”类型的提示框

（5）单击【确定】按钮，弹出如图2.124所示的提示框。

图2.124　确认格式提示框

（6）单击【是】按钮，完成文件的导出。导出的文件图标为。

（7）关闭另存为“CSV（逗号分隔）”类型的文件。

【提示】

很多时候也会将Excel的数据导出为文本格式，以便节省空间来存放数据文件。

① 保存格式为文本文件时，只能保存一张工作表——活动工作表，故需要先确保“员工工资”为活动工作表。

由于一个工作簿中有多张工作表，Excel会自动给出如图2.125所示的提示框，单击【确定】按钮后，得到一个文本文件。

图2.125　保存为文本文件时的提示框

② 有些格式会不被文本文件兼容，文本文件只会保存为文本数据，Excel会弹出如图2.126所示的提示框，让用户来选择保存时是否保留这些功能。

图2.126　选择保持格式的提示框

③ 由于要用来做外部数据，很可能用到数据库中去，因此最好是一个完整的数据清单，可以将原来的标题“公司员工工资管理表”删掉。

当然，即使未删除标题，Excel在导入外部数据时也会自动识别数据清单和标题部分。

步骤7　分析“员工档案”表数据

（1）打开“E:\公司文档\人力资源部”文件夹中的“员工人事档案和工资管理表.xlsx”文件。

（2）复制工作表。

① 选定“员工档案”工作表，将该工作表复制4份。

② 分别将复制的工作表重命名为“基本工资最高的5名员工”、“学历为硕士的员工”、“70后男员工”和“汇总各学历的平均基本工资”。

【提示】

复制工作表的方法有以下三种。

① 选中要复制的工作表，单击【开始】→【单元格】→【格式】选项，打开“格式”下拉菜单，从菜单中选择【移动或复制工作表】选项，打开如图2.127所示的“移动或复制工作表”对话框。单击“下列选定工作表之前”列表中的“员工工资”，选中【建立副本】复选框，再单击【确定】按钮。

图2.127　“移动或复制工作表”对话框

② 用鼠标右键单击工作表标签，从快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令。

③ 按下【Ctrl】键，拖动要复制的工作表标签，到达新的位置后释放鼠标和【Ctrl】键（此方法只适用于在同一工作簿中复制工作表）。

（3）筛选“基本工资最高的5名员工”。

① 选定“基本工资最高的5名员工”工作表。

② 选中数据区域中任一单元格，单击【数据】→【排序和筛选】→【筛选】按钮，系统将在每个字段上添加一个下拉按钮，如图2.128所示。

图2.128　自动筛选工作表

③ 设置筛选条件。单击“基本工资”右边的下拉按钮，打开如图2.129所示的菜单。选择【数字筛选】级联菜单中的【10个最大的值】选项，打开如图2.130所示的“自动筛选前10个”对话框。

图2.129　设置筛选的菜单

图2.130　“自动筛选前10个”对话框

④ 将筛选项的值设置为“5”，单击【确定】按钮后，筛选出基本工资最高的5名员工的数据。筛选结果如图2.131所示。

图2.131　筛选出基本工资最高的5名员工的数据

（4）筛选“学历为硕士的员工”。

① 选定“学历为硕士的员工”工作表。

② 选中数据区域中任一单元格，单击【数据】→【排序和筛选】→【筛选】按钮，构建自动筛选。单击“学历”右边的下拉按钮，打开筛选菜单。在“学历”的值列表中选择“硕士”，如图2.132所示，单击【确定】按钮，则可得到如图2.133所示的数据。

图2.132　设置“学历”筛选条件

（5）筛选“70后男员工”数据。

① 选中“70后男员工”工作表。

② 选中数据区域中任一单元格，单击【数据】→【排序和筛选】→【筛选】按钮，构建自动筛选。单击“出生日期”右边的下拉按钮，打开如图2.134所示的筛选菜单，选择【日期筛选】级联菜单中的【介于】选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框。

图2.133　筛选出学历为“硕士”的员工数据

③ 按图2.135所示在【自定义自动筛选方式】对话框中设置筛选条件。

图2.134　“出生日期”筛选菜单

图2.135　“自定义自动筛选方式”对话框

④ 单击【确定】按钮，完成条件“70后”的筛选。

⑤ 从“性别”的下拉列表中选择“男”，则可得到如图2.136所示的数据。

图2.136　筛选“70后男员工”数据

（6）汇总各学历的平均基本工资。

① 选中“汇总各学历的平均基本工资”工作表。

② 选中数据区域中任一单元格，单击【数据】→【排序和筛选】→【排序】按钮，打开“排序”对话框。设置“主要关键字”为“学历”，如图2.137所示，单击【确定】按钮。

图2.137　“排序”对话框

【提示】

进行分类汇总时，应先对要分类的字段值进行排序，使分类字段中相同的值排列在一起，再进行分类汇总。

③ 单击【数据】→【分级显示】→【分类汇总】按钮，打开“分类汇总”对话框。

【提示】

由于前面已经将套用表格式的“员工档案”工作表转换为了区域，复制产生的“汇总各学历的平均基本工资”工作表也为普通区域，因此，这里的【分类汇总】按钮变为可用；否则，则需要进行表格转换为区域的操作后方可使用分类汇总。

④ 在“分类汇总”对话框的“分类字段”下拉列表中选择“学历”，在“汇总方式”下拉列表中选择“平均值”，在“选定汇总项”中选择“基本工资”，如图2.138所示。

图2.138　“分类汇总”对话框

⑤ 单击【确定】按钮，可生成各学历的平均基本工资汇总数据，如图2.139所示。

图2.139　汇总各学历的平均基本工资

⑥ 单击查看分类汇总层次按钮中的，只显示2级汇总数据，如图2.140所示。

图2.140　显示各学历的平均基本工资汇总数据

（7）统计各学历人数。

① 插入新工作表“统计各学历人数”。选中“员工工资”工作表，右击“员工工资”工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择【插入】选项，打开如图2.141所示的“插入”对话框。选择“工作表”后单击【确定】按钮，在所选工作表之前插入一张新的工作表，将新插入的工作表命名为“统计各学历人数”。

图2.141　“插入”对话框

② 在“统计各学历人数”工作表中创建如图2.142所示的表格框架。

③ 选中C4单元格。

④ 单击【公式】→【函数库】→【插入函数】按钮，打开如图2.143所示的“插入函数”对话框。从“或选择类别”下拉列表中选择“统计”类别，再从“选择函数”列表中选择“COUNTIF”函数。

图2.142　“统计各学历人数”表格框架

图2.143　“插入函数”对话框

⑤ 单击【确定】按钮，打开“函数参数”对话框，设置如图2.144所示的参数。

图2.144　“函数参数”对话框

⑥ 单击【确定】按钮，得到“硕士”人数。

⑦ 利用自动填充可统计出各学历的人数，如图2.145所示。

图2.145　各学历人数统计结果

【拓展案例】

1．制作员工业绩评估表，要求效果如图2.146所示。

图2.146　员工业绩评估表

2．制作员工培训成绩表，要求效果如图2.147所示。

图2.147　员工培训成绩表

【拓展训练】

利用前面创建的“员工人事档案和工资管理表”文件，计算员工工龄、筛选出2000年以后参加工作的员工、基本工资在2000元以上或职称为工程师的员工，统计出各部门的人数。

操作步骤如下。

（1）打开所制作的“员工人事档案和工资管理表”。

（2）复制工作表。选择“员工档案”工作表，将其复制3份，放于“员工工资”表之前，并分别命名为“员工工龄”、“2000年以后参加工作的员工”、“基本工资在2000元以上或职称为工程师的员工”。

（3）计算员工工龄。选择“员工工龄”工作表，在“籍贯”字段列前插入一列为“工龄”，并计算出员工的工龄，公式为“ = year(today())-year(参加工作时间)”。

（4）筛选2000年以后参加工作的员工。

① 选择“2000年以后参加工作的员工”工作表，单击【数据】→【排序和筛选】→【筛选】选项，构建自动筛选。

② 将“参加工作时间”字段设置为条件字段，单击“参加工作时间”右边的下拉按钮，打开筛选菜单。选择【日期筛选】级联菜单中的【之后】选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框。

③ 按图2.148所示构造筛选条件，然后单击【确定】按钮，得到如图2.149所示的筛选结果。

图2.148　构造“参加工作时间”筛选条件

图2.149　筛选出2000年以后参加工作的员工

（5）筛选基本工资在2000元以上或职称为工程师的员工。

① 输入筛选条件。选择“基本工资在2000元以上或职称为工程师的员工”工作表，在C36:D38单元格中输入筛选条件，如图2.150所示。

【提示】

此处的筛选为“高级筛选”。作“高级筛选”时，应先建立筛选条件，条件区域可根据需要在“数据区域”外自行选择。

② 选中数据区域的任一单元格，单击【数据】→【排序和筛选】→【高级】选项，弹出 “高级筛选”对话框。

③ 选择“方式”为“在原有区域显示筛选结果”，设置列表区域和条件区域，如图2.151所示。单击【确定】按钮，得到如图2.152所示的筛选结果。

图2.150　高级筛选的条件区域

图2.151　“高级筛选”对话框

图2.152　筛选出基本工资在2000元以上或职称为工程师的员工

（6）统计各部门的人数。

① 插入新工作表“统计各部门人数”。在“员工工资”工作表前插入一张新的工作表，将插入的工作表重命名为“统计各部门人数”。

② 在“统计各部门人数”工作表中创建如图2.153所示的表格框架。

图2.153　“统计各部门人数”表格框架

③ 选中C4单元格。

④ 单击编辑栏中的插入函数按钮，打开“插入函数”对话框。从“或选择类别”下拉列表中选择“统计”类别，再从“选择函数”列表中选择“COUNTIF”函数。

⑤ 单击【确定】按钮，打开“函数参数”对话框，设置如图2.154所示的参数。

⑥ 单击【确定】按钮，得到“行政部”人数。

⑦ 利用自动填充，可统计出各部门的人数，如图2.155所示。

图2.154　“函数参数”对话框

图2.155　各部门人数统计结果

【案例小结】

本案例以制作“员工人事档案和工资管理表”、“员工业绩评估表”和“员工培训成绩表”等多个常见的人事管理表格，讲解了利用Excel电子表格创建和编辑工作表、工作表的移动和复制、数据的格式设置、工作表的重命名等基本操作。此外，通过讲解公式和函数应用，介绍了Year、Today、IF、Sum和COUNTIF等几个常用函数的用法以及公式中单元格的引用。通过数据排序、筛选、分类汇总等高级应用，讲解了Excel在数据分析方面的高级功能。

学习总结

本案例所用软件
案例中包含的知识和技能
你已熟知或掌握的知识和技能
你认为还有哪些知识或技能需要强化
案例中可使用的Office技巧
学习本案例之后的体会